این یک واقعیت است که سازمان‌های امروزی برای رشد و توسعه به داده‌های مختلف نیاز دارند که می توانند این داده ها در داشبورد های تحلیلی یا گزارش ها بررسی کنند در ادامه ما به تفاوت داشبورد و گزارش می پردازیم.

داده‌ها صرف نظر از صنعت، شناخت اکوسیستم، سهامداران و مشتریان می‌توانند به شرکت‌ها کمک کند تا تصمیمات بهتری بگیرند، قاطعانه‌تر عمل کنند و اتلاف منابع را کاهش دهند.

با این حال، بیش از یک راه برای مشاهده و ارائه داده‌ها در دنیای امروزی وجود دارد و بهترین ابزار گزارش‌دهی، به نیازهای سازمان بستگی دارد.

دو راه اصلی وجود دارد که با استفاده از آن‎‌ها اطلاعات را به سازمان‌ها ارائه می‌دهند: داشبورد و گزارش.

سوال این است که تفاوت داشبورد و گزارش چیست؟ بسیاری از سازمان‌ها آن‌ها را به جای یکدیگر می‌بینند، اما مزایا و معایب متمایز هر یک را نادیده می‌گیرند.

درک هر یک و آنچه که به میدان می‌آورند می‌تواند به شما کمک کند که تعیین کنید کدام یک با نیازهای سازمان شما مطابقت دارد.

با ما در این مقاله همراه باشید تا برخی از کلیدی‌ترین تفاوت داشبورد و گزارش و اینکه چگونه می‌توانید ابزار مناسب را برای برآورده کردن خواسته‌های سازمان بر اساس این دو روش مشخص کنید را مورد بررسی قرار دهیم.

 

گزارش چیست؟

درواقع گزارش‌ها اسناد ثابتی هستند که حاوی داده ها به صورت متن و جدول هستند. آن‌ها گاهی اوقات شامل تصاویری مانند نمودارهای اصلی و فرعی می‌شوند.

اما بیشتر برای برجسته کردن اعداد خام خاص یا مجموعه داده‌های مرتبط سازماندهی شده‌اند.

گزارش‌ها معمولاً به صورت دوره‌ای به ذینفعان مختلف تحویل داده می‌شوند، به این معنی که داده‌ها لایو و در لحظه نیستند.

یکی از ویژگی‌های گزارش‌ها این است که به سازنده اجازه می‌دهد تا روایت‌های کاملی را با داده‌ها بسازد و ارائه آن را بهینه کند.

علاوه بر این، گزارش‌ها داده‌هایی را ارائه می‌دهند که پیش از ارائه، بررسی، مرتب شده و تجزیه شده‌اند.

برای کاربرانی که دسترسی مستقیم به داشبورد یا ابزارهای تحلیلی ندارند، منبع اصلی داده گزارش‌ها هستند.

 

داشبورد یا گزارش؟

 

با این حال، داده‌هایی که در گزارش‌ها ارائه می‌شوند در زمان واقعی به‌روزرسانی نمی‌شوند و عموماً بخشی از مجموعه‌های موجود را بدون توانایی دستکاری هستند.

علاوه بر این، ایجاد آن‌ها می‌تواند گسترده و پیچیده باشد. برای سازمان‌هایی با بخش‌های متعدد و نیازهای داده‌ای متنوع، گزارش‌ها می‌توانند زمان‌بر شوند.

 

داشبورد چیست؟

در مقابل گزارش‌ها، داشبوردها ابزارهای تجسم داده‌ها هستند که می‌توانند برای نمایش معیارها، داده‌ها و شاخص‌های کلیدی خاص یا KPI، سفارشی‌سازی و تنظیم شوند.

معمولاً این ابزارها پویا و زنده هستند، بنابراین داده‌ها در زمان واقعی به روزرسانی می‌شوند و تصاویر می‌توانند تغییرات را به صورت دقیقه به دقیقه نشان دهند.

علاوه بر این، داشبوردها می‌توانند به اندازه نیاز، کم یا گسترده باشند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند که چندین داشبورد خاص برای سازماندهی بهتر تجزیه و تحلیل خود ایجاد کرده و از آن‌ها استفاده کنند.

زمانی که داشبوردها برای مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرند، با توسعه تجزیه و تحلیل، هر بخش در سراسر یک سازمان می‌تواند به داده‌های مربوطه دسترسی داشته باشد.

همچنین داشبوردها می توانند گسترده و فراگیر باشند یا بر جنبه‌های محدودتری در یک سازمان تمرکز داشت باشند.

به عنوان مثال، بخش منابع انسانی ممکن است دارای چندین داشبورد خاص برای حقوق و دستمزد، پاداش‌ و سایر عملکردها باشد.

در حالی که بخش بازاریابی در یک سازمان می‌تواند داشبوردهایی برای تبلیغات، ترافیک وب سایت و میانگین امتیاز داشته باشد.

 

داشبورد یا گزارش؟ کدامیک بیشتر مورد نیاز است؟

پاسخ به این سوال که کدامیک بین داشبورد و گزارش بیشتر مورد نیاز است، بستگی به نیازهای خاص شما به داده‌ها دارد.

هم گزارش و هم داشبورد مزایای کلیدی خاص خود را دارند و هر کدام نیز با محدودیت‌های خاص خود همراه هستند. در ادامه تفاوت داشبورد و گزارش مورد تحلیل و بررسی قرار گرفته است.

 

نمایی از داشبورد اطلاعاتی

 

اولین حوزه اصلی که در آن هر کدام مزیت متفاوتی را ارائه می‌دهند، دامنه است. درخصوص تفاوت داشبورد و گزارش، داشبوردها می‌توانند شامل هر تعداد نقطه و مجموعه داده باشند، اگرچه زمانی که روی جنبه‌های خاص یک سازمان تمرکز می‌شود، بهترین کاربرد را دارند.

برخی از نمونه‌های داشبورد شامل ابزارهایی هستند که سهم بازار نسبی، سبد سرمایه‌گذاری و سایر معیارهای خاص را ردیابی می‌کنند. چنین خاصیتی برای افراد می‌تواند بهترین گزینه باشد.

 

طراحی

داشبوردها طوری طراحی شده‌اند که به طور کامل روی صفحه نمایش داده شوند، در حالی که گزارش ها می‌توانند هر تعداد صفحه (یا در صورت مشاهده دیجیتالی، صفحه نمایش) طولانی داشته باشند.

برخی از گزارش‌ها می‌توانند به صورت بسیار مختصر تهیه شده باشند. به طور مثال: یک نمودار یا یک جدول واحد همه در یک صفحه.

گاهی اوقات نیز داشبوردها تمام عرض یک صفحه را اشغال می‌کنند اما بیننده را مجبور می‌کند که برای دیدن همه اجزاء به پایین صفحه اسکرول کند. درنتیجه طراحی میان این دو می‌تواند تفاوت داشته باشد.

 

تک تک بودن داده

داشبوردها شامل مجموعه ای از نمودارها و جداول در مورد طیف وسیعی از موضوعات مرتبط هستند در حالی که گزارش ها حاوی نمودارها و جداول در یک موضوع، واحد هستند.

به این ترتیب، داشبوردها معمولاً نمای کلی سطح بالایی از یک موضوع را ارائه می‌دهند و گزارش‌ها معمولاً دارای تمرکز بیشتر و تخصصی‌تر هستند.

 

نوع داده‌ها

داشبوردها برای نمایش اطلاعات زنده در نظر گرفته شده اند و بنابراین اغلب به صورت دیجیتالی مشاهده می‌شوند و در فواصل زمانی منظم با آخرین داده‌ها به روزرسانی می‌شوند.

در مقابل، گزارش‌ها معمولاً در قالب ثابتی مانند PDF ارائه می‌شوند و معمولاً فقط یک بار اجرا می‌شوند.

بنابراین داشبوردها برای نمایش داده‎های بسیار فرار، گزینه بهتری هستند، در حالی که گزارش‌ها برای داده‌هایی که به سرعت تغییر نمی‌کنند، بهتر هستند.

 

نحوه نمایش داشبورد و گزارش

 

از سوی دیگر، گزارش‌ها از دامنه وسیع‌تری برخوردار هستند. از آنجایی که گزارش‌ها به صورت لحظه‌ای و  زنده نیستند و می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد، می‌توانند سطح بالای دید بهتری از سازمان ارائه دهند.

یک مدیر یا مدیر عامل ممکن است نیازی به دیدن داشبوردهای خاصی برای پشتیبانی مشتری نداشته باشد، اما از درک نحوه عملکرد کل بخش خدمات مشتری می‌تواند سود ببرد.

از دیگر تفاوت داشبورد و گزارش می‌توان به مورد به موقع بودن داده‌ها اشاره کرد. گزارش‌ها گسترده‌تر هستند و دارای داده‌های تاریخی هستند.

از آنجا که گزارش‌ها باید به صورت دوره‌ای تحویل داده شوند، تصویری فوری از یک منطقه یا سازمان خاص را نشان می دهند نه وضعیت زمان واقعی آن.

از سوی دیگر، داشبوردها برای تجسم و سازماندهی داده‌ها در زمان واقعی ساخته شده اند. می‌توان آن‌ها را تغییر داد تا در صورت تغییر معیارهای خاص یا برآورده شدن آستانه‌ها، به کاربران هشدار دهند.

هنگامی که داشبورد، اطلاعات زیادی روی خود دارد که نیاز به پیمایش است، قدرت داشبورد کاهش می‌یابد زیرا اطلاعاتی که در آنجا قرار دارد، قرار است به صورت کلی مشاهده شوند.

هر قسمت از اطلاعات روی داشبورد به این منظور است که به خواننده توانایی پاسخ دادن به بخشی از سؤال اصلی داشبورد را بدهد.

نمودارهای موجود در داشبورد برای پاسخ به سوالات، ترکیب می‌شوند، بنابراین اگر خواننده نتواند آن‌ها را با هم ببیند، کار کردن آن‌ها با یکدیگر بسیار دشوار می‌شود.

همچنین قابل ذکر است که گزارش به احتمال زیاد شامل توضیحات مکتوب داده‌ها خواهد بود.

همچنین می‌تواند با خلاصه و حتی توصیه‌هایی برای آینده کسب و کار و پیش‌بینی همراه باشد.

داشبورد سطح بالاتری از درک موضوع توسط خواننده را پیش‌بینی می‌کند و اگر هیچ توضیحی در آن وجود نداشته باشد، توضیح زیادی را ارائه نخواهد داد.

در نهایت، داشبوردها همچنین به کاربران اجازه می‌دهند که داده‌ها را به صورت پویا و دارای تعامل ببینند.

در حالی که گزارش‌ها تصویری ثابت از داده‌های موجود را نشان می‌دهند. به طور کلی، داشبوردها برای تجزیه و تحلیل روزمره و نیازهای بهینه سازمان‌ها، مناسب هستند.

همچنین گزارش ها برای داده‌های ثابت بسیار مفید عمل می‌کنند. علاوه بر این، داشبوردها برای تقسیم‌بندی و نظارت بهتر بر معیارها و عملکردهای خاص، گزینه ایده آلی هستند.

 

استفاده از داشبورد در لحظه

 

چگونه داشبورد و گزارش یکسان به نظر می‌آیند؟

شباهت‌های میان گزارش و داشبورد از نظر تعداد، اندک است. هر دو روش گزارش و هم داشبورد، اطلاعات را ارائه می‌دهند.

اطلاعات آن‌ها نیز حول محتوایی است که دارا هستند. نمودارها و جداول نیز می‌توانند در هر دو ظاهر شوند، در برخی موارد جداول کمتر در داشبورد ظاهر می‌شوند.

اما این بدان معنا نیست که اطلاعات جدولی مهم نیست، این فقط برای تأکید بر این ایده است که داشبورد باید در کوتاه‌ مدت قابل مصرف باشد و باید صرفا حاوی اطلاعاتی باشد که برای پاسخ به سؤال اصلی در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند.

همانطور که در جدول زیر ارائه شده است، برخی از جنبه‌های کلیدی داشبورد نیز ممکن است در ایجاد گزارش دخیل باشند، اما لازم نیستند. به این جنبه‌های کلیدی باید پاسخ «بله» داده شود تا داشبورد باشد.

 

تفاوت داشبورد و گزارش	داشبورد	گزارش
ارائه اطلاعات	بله	بله
استفاده از تجسم سازی	بله	شاید
نمای تک صفحه ای	بله	شاید
استفاده تمامی اطلاعات به صورت یکجا	بله	شاید
اطلاعات لحظه ای	بله	خیر

 

مورد دیگر شباهت را می‌توان به‌روز‌رسانی اطلاعات اشاره کرد که در هر دو روش داشبورد و گزارش میسر است.

از به‌روزرسانی داده‌ها می‌توان به هشدارها اشاره کرد. هشدارها می‌توانند به طور منظم برنامه‌ریزی‌شده درباره داده‌های عملیات یک شرکت باشند که از برخی پارامترهای از پیش تعریف‌شده برای تعیین اینکه آیا هشداری در نظر گرفته شده است یا نه و برای چه کسی ارسال می‌شود، استفاده کند.

به عنوان مثال، اگر سازمانی بخواهد ترافیک صفحه خاصی را در وب سایت شرکت نظارت کند تا تجربه کاربری را حفظ کند، ممکن است درخواستی را تنظیم کند که هر یک دقیقه یک بار به منبع داده ارسال شود و اگر آن فعالیت خارج از محدوده تحمل از پیش تعیین شده باشد، سیستم ایمیلی ارسال می‌کند که به مدیر ارشد فناوری در مورد افزایش فعالیت فعلی هشدار می‌دهد.

 

چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟

اکنون که درک بهتری از آنچه که گزارش‌ها را از داشبورد متمایز می‌کند، دارید، پیش‌بینی اینکه برای چه سناریوهایی باید از داشبورد یا گزارش استفاده کنید، باید امری آسان باشد.

زمانی که قصد دارید بینش سطح بالایی را در مورد سیستم پیچیده‌ای، به ویژه برای یک مدیر اجرایی یا سایر افراد رده بالا ارائه دهید، داشبورد بهترین گزینه و انتخاب است.

چنین افرادی اغلب مسئول تصمیم‌گیری سریع هستند و داشبوردها زمان را برای بینش تسریع می‌کنند.

داشبوردها همچنین ابزارهای تحقیقی مفیدی هستند و بنابراین برای هر کسی که در یک نقش یا موقعیت تشخیصی است، بسیار کاربردی و مفید است.

برای همه موارد دیگری که مورد نیاز است، گزارش به احتمال زیاد بهترین گزینه و انتخاب است.

 

داشبورد و گزارش

 

نتیجه‌گیری

در نهایت اینکه از کدام ابزار گزارش دهی استفاده کنید بستگی به آنچه در حال حاضر نیاز دارید، دارد. داشبوردها در توانایی‌های پویا و تعاملی خود و همچنین به روز‌رسانی به موقع خود منحصر به فرد هستند.

گزارش‌ها اما نمای سطح بالا واضح‌تری از هزینه داده‌های زنده ارائه می‌دهند. در پایان، هر دو، ابزار مفیدی در مواقع ضروری هستند.

در خصوص تفاوت داشبورد و گزارش باید اشاره کرد که گزارش مجموعه‌ای دقیق از جداول و نمودارها است و برای تجزیه و تحلیل بسیار دقیق و کامل استفاده می‌شود.

در حالی که از داشبورد برای نظارت بر آنچه در جریان است استفاده می‌شود. رفتار اجزایی که داشبوردها و گزارش‌ها را تشکیل می‌دهند، مشابه است.

اما آرایش آن‌ها، متفاوت دارند. داشبورد به یک سوال در یک نمای واحد پاسخ می‎دهد و گزارش، اطلاعات را ارائه می‌دهد.

به عبارت دیگر، گزارش می‌تواند نمای دقیق‌تری از اطلاعات ارائه شده در داشبورد را ارائه دهد.

این چیزی بیش از یک استدلال معنایی است. برای اینکه چیزی به عنوان داشبورد در نظر گرفته شود، باید برخی الزامات ساده را برآورده کند.

چنین امری بدان معنا نیست که استفاده از “پلتفرم داشبورد” برای ایجاد نمای داده‌ای که فراتر از یک صفحه نمایش است، اشتباه است.

نکته اصلی این است که وقتی چیزی را داشبورد می‌نامید، یا از یک پلت‌فرم داشبورد تا مؤثرترین سطح آن استفاده می‌کنید، باید بهترین کارکرد را برای سازمان یا شرکت مربوطه داشته باشد.