در واقع اگر گزارش را مانند یک نان فرض کنیم که به خودی خود مواد مغذی لازم برای زنده ماندن را درون خود دارد، پس هوش تجاری می‌تواند یک کره باشد. نان به وسیله کره قابل استفاده‌تر و خوش طعم تر می‌شود و مواد مغذی بیشتری به آن می‌رسد. به همین ترتیب، هوش تجاری هم باعث بهبود گزارش می‌شود و به آن کمک می‌کند تا از کیفیت خوبی برخوردار شود.

درک و جداسازی مفهوم هوش کسب و کار و گزارش برای شرکت‌هایی که از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می‌کنند، بسیار ساده خواهد بود. شما کافیست مطمئن شوید که تفاوت این دو را به درستی درک کرده‌اید. پس اجازه دهید بحث‌های نظری را کم کنیم و به مطلب اصلی بپردازیم.

چرا دانستن تفاوت هوش تجاری و گزارش مهم است؟

شاید از خود بپرسید آگاه نبودن از تعریف این دو مفهوم و تشخیص ندادن تفاوت هوش کسب و کار و گزارش چه خطری می‌تواند برای سازمان داشته باشد؟ جواب سوال شما این است که شما در صورت آگاه نبودن از این مفاهیم، از ابزارهای اشتباه برای فعالیت‌های خود استفاده خواهید کرد. بنابراین، نه تنها این کار زمان شما را هدر خواهد داد، بلکه شما با داشتن داده‌های اشتباه و دراختیار گذاشتن آن‌ها به دیگران، در موقعیت پیچیده و خطرناکی قرار می‌گیرید.

داده‌های اشتباه مانند دومینوهای پشت سر هم هستند که اشتباه بودن‌ یکی از آن‌ها باعث می‌شود اطلاعات بعدی هم غلط از آب در بیایند.

در شرایط‌ مختلف ممکن است این اتفاق رخ دهد. از تصمیمات نادرست در کسب و کار گرفته تا عملکردهای نامنظم و رسیدگی به پیشنهادات فرقی نمی‌کند. بنابراین، بهتر است به جای این که به بدترین حالت ممکن فکر کنیم، یک بار برای همیشه تفاوت هوش تجاری و گزارش را متوجه شویم تا بتوانیم از مشکلات احتمالی جلوگیری کنیم.

همچنین، قبل از پرداختن به تفاوت این دو باید بگویم که هر دو در عملیات تجاری اهمیت داشته و برای عملکرد، رشد و رقابت شرکت، تاثیرگذار محسوب می‌شوند. اکنون تفاوت آن‌ها را از لحاظ مفهومی و زیرساختی بررسی می‌کنیم.

بررسی گزارش از نظر مفهومی

گزارش‌ها در مورد وضعیت گذشته و حال هستند. آن‌‌ها تمرکز محدودی روی یک عملیات خاص یا مجموعه‌ی داده‌ها در زمان معین، مانند فروش ماهانه، سفارشات روزانه مشتری و خبرگزاری‌ها دارند و حتی ممکن است عملکرد کوتاه مدتی داشته باشند. به عنوان مثال، اگر شما یک گزارش روزانه از تمام سفارشاتی را که باید به مناطق مورد نظر ارسال شوند، داشته باشید می‌توانید در بخش اجرایی با سرعت و دقت بیشتری به فعالیت بپردازید.

هم چنین، گزارش‌ها برای کارمندان عملیاتی مانند حسابداران، روزنامه نگاران، مدیران اجرایی و یا فروشندگان طراحی می‌شوند تا موارد مورد نیاز در کسب و کار را تشخیص و اقدامات لازم را سریع‌تر انجام دهند.

بررسی داشبورد هوش کسب و کار از نظر مفهومی

هوش تجاری (BI) مربوط به گذشته است و اطلاعاتی در اختیار شما می‌گذارد تا بتوانید عملکرد شرکت یا کسب و کار خود را تغییر یا بهبود دهید. همچنین BI وظیفه‌ی تجزیه و تحلیل اطلاعات را برعهده دارد و بین داده‌ها و حتی شاید بین چندین سیستم جمع آوری داده مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و برنامه ریزی منابع سازمانی روابط گسترده‌ای ایجاد می‌کند. علاوه بر آن، شیوه‌هایی را شناسایی می‌کند که می‌توانند تصمیمات و اهداف راهبردی کسب و کار را تشخیص و عملکرد کلی را بهبود ببخشند.

هوش کسب و کار بر خلاف گزارش روزانه عملکرد ارسال را در یک مدت زمان خاص و با بررسی اطلاعات، طبق منطقه، شرکت، انبار داده و محصولات فراهم می‌کند. به این ترتیب، می‌تواند بهبود یا تغییراتی را که در کارمندان، فرآیند ارسال محصول به مشتری و شرکت اتفاق می‌افتند را شناسایی کند. این مجموعه داده‌ها می‌توانند ما را از تغییراتی که در شرکت رخ می‌دهند، آگاه کنند و روحیه‌ی رقابت جویی را افزایش دهند.

علاوه براین، هوش کسب و کار یک تفاوت مهم دیگر با گزارش دارد و آن حقایق سازمان دهی شده است. داشبورد BI می‌تواند از طریق شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهایی که در محیط نرم افزاری خود به طور نامحدود محاسبه می‌شوند، اهداف و معادلات اجرایی را به طور جهانی تعریف کند. همچنین، به شما اطمینان می‌دهد که همه‌ی افراد اطلاعات دقیق و یکسانی را دریافت و استفاده ‌می‌کنند.

این هوش برای ارتقای شرکت قدم بزرگی برمی‌دارد و به سرعت همه افراد را به سمت اهداف مشخص و معین هدایت می‌کند. به طور خلاصه، شما دیگر لازم نیست جلساتی با هیئت مدیره یا کارمندان برگزار کنید و در مورد درستی آمار و ارقام با هم بحث کنید. درعوض، زمان شما صرف بحث در مورد عملکرد داده‌های دقیق و مرتبط به هم خواهد شد.

اکنون که ما این دو مفهوم را از یک دیگر متمایز کردیم، بهتر است تفاوت هوش کسب و کار و گزارش را از نظر زیر ساختی و فنی نیز بررسی کنیم. فهمیدن این امر به شما کمک می‌کند تا‌ از ابزارهای اشتباه به مدت طولانی استفاده نکنید و بنابراین، خطر ورود اطلاعات نادرست به حساب‌های مالی، گزارش‌های عملیاتی یا داشبوردهای تحلیلی را کاهش دهید.

زیر ساخت گزارش

همانطور که قبلا بررسی کردیم، گزارش معمولا یک شیوه ضروری و مبتنی بر فرآیندهای خرید و فروش شرکت است. به همین دلیل، پایگاه‌های داده در بیشتر گزارش‌ها، اطلاعات خام و ساده‌ای را از جدول‌ها و فیلدها ارائه می‌کنند.

به عنوان مثال، پایگاه داده‌ی سیستم نرم افزار منابع سازمانی (ERP) به طور میانگین، دارای ۱۵۰۰ جدول مختلف از مشتری، حساب‌های پرداختی و موجودی است. همینطور شامل جدول داده اصلی مانند سوابق تماس مشتری، نمودار حساب، سازمان دهی اطلاعات و داده‌های معاملاتی شرکت مانند فروش سفارشات، فاکتورها و غیره می‌شود. علاوه براین، گزارش معمولا اطلاعاتی را که بعد از جمع آوری به سیستم تحویل داده می‌شوند، از دیتابیس آپدیت می‌کند.

اگر فکر می‌کنید کار کردن با گزارش سخت است، شاید به این دلیل باشد که از ابزار مناسبی استفاده نمی‌کنید. در حقیقت، گزارش نه تنها ضروری است، بلکه بسیار موثر و کارآمد محسوب می‌شود. زیرا به شما کمک می‌کند تا در همان لحظه‌ متوجه اینکه چه عملکردی در وظایف مالی و عملیاتی در حال اجرا است، شوید. همچین، شما از طریق گزارش می‌توانید معاملات جزئی و فردی را که از آمار و ارقام تشکیل می‌شوند، بررسی کنید.

خبر خوب دیگر این است که افزونه‌های شخص ثالث گزارش، برای نرم افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی (ERP) ساخته شده است. برای مثال، راهکارهای شرکت اینسایت سافت ور (Insightsoftware) در این زمینه باعث شده که گزارش از پایگاه داده‌ی محلی به طور قابل توجهی سازماندهی شود. علاوه بر این، کاربران از طریق عملکرد یکپارچه سازی اکسل که باعث سازمان دهی اطلاعات می‌شود، می‌توانند بهتر عمل کنند. آن‌ها با استفاده از گزارش سازی توسط ویزاردها (wizard) و دسترسی بهینه به اطلاعات، دیگر لازم نیست نگران این موضوع باشند که چگونه باید داده‌های مالی طولانی، پیگیری سفارشات، یا گزارش‌های فروش را در دیتابیس‌ها قرار داده و سازمان‌دهی کنند.

زیر ساخت داشبورد هوش تجاری

مفهوم کلی پلتفرم‌‌های BI این است که آن‌ها داده‌های خام و ساده را گرفته و به بخش‌های قابل استفاده و مرتبط تقسیم کرده و سپس سازمان دهی می‌کنند. در نهایت، با اضافه کردن ابعاد مختلف، این داده‌ها کاملا برای تجزیه و تحلیل بهینه می‌شوند. شروع این فرآیند معمولاً با استفاده از انبار داده انجام می‌شود که، محیطی جداگانه از دیتابیسی که فرآیندهای تولیدی را درون خود جای می‌دهد، می‌باشد.

انبار داده، تنها یک نسخه کاملا سازمان یافته از دیتابیس برنامه ریزی منابع سازمانی شما نیست. این انبار اطلاعات از طریق داده‌هایی که می‌تواند در خود جای دهد، جایگزین دیتابیسی می‌شود که تنها اطلاعات فرآیند تولید را به شما ارائه می‌دهد.

شما این امکان را دارید تا اطلاعاتی را که در نرم افزارهای دیگری مانند برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری(CRM) ثبت کرده‌اید، در یک مکان قرار داده و به راحتی از آن‌ها استفاده کنید. همچنین، شما می‌توانید بخش‌هایی از اطلاعات را با هم ادغام کرده و بی نظمی این داده‌ها را از بین ببرید. زیرا، انبار داده صرفا داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند ولی در مقابل دیتابیس ERP برای قرار دادن و دریافت اطلاعات ساخته شده است.

اکنون اطلاعات بهینه شده در انبار به تنهایی یک سرمایه‌ی ارزشمند برای برنامه ریزی‌های هوش تجاری محسوب می‌شود. با این حال، این اطلاعات طبق الگوهای جدولی هنوز ساده هستند و هیچ اندازه‌ گیری محاسبه شده یا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را شامل نمی‌شوند.

بنابراین، پردازش موثر هنگامی اتفاق می‌افتد که مکعب‌های OLAP(پردازش تحلیلی آنلاین) شروع به کار می‌کنند. مکعب‌هایOLAP اطلاعات از هم جدا شده را با هم ترکیب و ابعاد مختلفی به آن‌ها می‌بخشند. آن‌ها همچنین به شما اجازه می‌دهند تا قواعد و شاخص‌های کلیدی را که از قبل محاسبه شدند، ذخیره کنید. پس نتیجه می‌گیریم که محیط‌های انبار داده جدا هستند و فرآیندهای تولید اطلاعات را برعهده ندارند. گزارش‌ها، داشبوردها و تجزیه و تحلیل‌هایی که از انبار داده‌ها و مکعب‌ها صورت می‌گیرد، ریل تایم (Real Time) نیستند. به عبارت دیگر، اطلاعات بلافاصله پس از جمع آوری پردازش و بعد تحویل داده می‌شوند.

این روش، ذخیره سازی الکترونیکی با ERP شما و منابع دیگری که در فواصل زمانی مشخص به آن متصل می‌کنید، همگام سازی می‌شود. این همگام سازی معمولا هر روز صورت می‌گیرد، همچنین شما می‌توانید این اقدامات را با فاصله زمان‌های کوتاه‌تری انجام دهید. به عنوان مثال، اگر این اطلاعات موجود برای کار شما خیلی مهم است، می‌توانید در هر ساعت سفارشات را تازه ‌سازی کنید. البته پس از انجام این کار، باقیمانده عملکرد خود را ذخیره کنید و هر گونه اختلال در سیستم و داده‌های طراحی شده خود را، در ساعات کاری کاهش دهید.

یک مثال ملموس برای درک تفاوت هوش کسب و کار و گزارش

شاید بهتر باشد تفاوت بین هوش تجاری و گزارش را با یک مثال ساده خلاصه کنیم. فرض کنید هرکدام از آن‌ها ابزاری هستند که در یک مسیر و جاده می‌توانند به شما کمک کنند تا به مقصد برسید. در این جا گزارش، نقشه‌ی شما محسوب می‌شود و نقاطی از داده‌های مختلف را به شما ارائه می‌دهد. تماشای این چشم انداز موجود می‌تواند برای شما مفید باشد، اما می‌توان این نقشه را به روش‌های مختلفی نیز تفسیر کرد، مخصوصاً که راه‌های بهتری هم ممکن است در نقشه وجود داشته باشد.

در نقطه مقابل، داشبورد هوش تجاری یک جی پی اس و ردیاب می‌باشد که از نقشه به عنوان وسیله اساسی استفاده می‌کند و سپس ترکیبی از قوانین، شرایط ترافیک، محدودیت سرعت و سایر داده‌ها را با ابعاد مختلف درون خود جای می‌دهد. بنابراین، با این کار شما را راهنمایی کرده و به شما می‌گوید که بهترین راه برای رسیدن به مکان مورد نظر شما کجاست.

در پایان بهتر است یادآوری کنم اگر شما می‌خواهید عملکرد بهتری در شرکت یا کسب و کار خود داشته باشید، حتما باید تفاوت هوش تجاری و گزارش را به خوبی درک کنید. در این صورت، بازدهی فوق العاده‌ تری خواهید داشت.