این روزها بسیاری از کسب و کارها بر امنیت سایبری و امنیت اطلاعات خود تمرکز کرده‌اند. اما این تنها مسئله‌ای نیست که در پیشرفت یک کسب و کار اهمیت دارد، تمیزسازی داده نیز از موضوعاتی است که این روزها بسیار مطرح می‌شود.
اما فکر می‌کنید که تمیزسازی اطلاعات دقیقا چیست؟ یا حتی اگر در این مورد بدانید، احتمالا به این فکر می‌کنید که چرا این موضوع به این اندازه اهمیت دارد؟
اگر این سوال‌ها ذهن شما را مشغول کرده است، متن پیش رو را از دست ندهید. ما در این متن اهمیت پاکسازی داده ها را بررسی می‌کنیم. در نهایت نیز توضیح می‌دهیم که چرا افراد و مشاغل باید از این تکنیک استفاده کنند. پس با ما همراه باشید و این تکنیک را بیشتر و بهتر بشناسید.
تمیزسازی داده چیست؟
بدون شک در هر شغلی اطلاعات زیادی در طول زمان‌های مختلف وجود دارد. با گذشت زمان بر حجم این اطلاعات در کسب و کارها اضافه می‌شود. به این ترتیب، اطلاعات قدیمی عملا کارایی خود را از دست می‌دهند. در حالی که اطلاعات به روز می‌توانند بسیار کارآمد و مفید باشند.
بگذارید مثالی ساده برای شما بزنیم، ممکن است که شما در طول زندگی خود بارها آدرس محل سکونتتان را تغییر دهید. بدون شک در زمان حاضر آدرس خانه‌ای که ده سال پیش در آن زندگی می‌کرده‌اید، به کارتان نخواهد آمد. در کسب و کارتان نیز باید از اطلاعات به روز و درست استفاده کنید.
اما تمیزسازی داده در این حوزه چه نقشی دارد؟ در طول فرآیند پاکسازی داده ها تمام داده های موجود در پایگاه اطلاعاتی خود را مرور می‌کنید.
این فرآیند به شما این امکان را می‌دهد که داده های ناقص، نادرست، تکراری یا حتی بی‌ربط را حذف یا به روز کنید. حتی می‌توانید در طول این فرآیند داده هایی را که قالب‌بندی نادرست دارند، نیز تغییر دهید. با توجه به تعریفی که به شما ارائه دادیم، می‌توان این تکنیک را نوعی مدیریت داده دانست.
نگاهی دقیق به فرآیند تمیزسازی داده
زمانی که صحبت از پاکسازی داده ها به میان می‌آید، منظور دقیقا پاکسازی داده هایی است که در یک بخش گردآوری شده است. به عنوان مثال، صفحه گسترده‌ای از داده های مختلف را در نظر بگیرید؛ ممکن است که هدف از فرآیند تمیزسازی، پاکسازی داده های همین صفحه باشد.
درست است که معمولا در طول این فرآیند داده های زیادی حذف می‌شوند، اما درواقع تمرکز این تکنیک بر بروزرسانی داده ها است. در این روند معمولا داده ها تصحیح می‌شوند و در نهایت نیز داده های درست گردآوری خواهند شد.
پس از انجام این فرآیند می‌توانید مطمئن باشید که داده های سیستم شما کاملا به روز و صحیح است. حال از موثر بودن سیستم خود نیز اطمینان خواهید داشت.
همچنین، باید بدانید که فرآیند پاکسازی داده ها به صورت یکجا انجام می‌شود. از این رو اگر داده های سازمان شما برای مدت طولانی روی هم انباشته شده باشند، احتمالا فرآیند تمیزسازی زمان زیادی خواهد برد. درنتیجه توصیه می‌کنیم که داده های سازمان خود را به صورت مرتب پاکسازی کنید.
تعداد دفعات تمیزسازی داده ها
شاید این سوال برای شما پیش آمده باشد که هر چند وقت یک بار باید داده های سیستم خود را پاکسازی کنید؟ برای پیدا کردن پاسخ این سوال باید فاکتورهای مختلفی را در نظر بگیرید. اولین و مهمترین فاکتور میزان داده های موجود در سازمان شما است.
اگر حجم داده های سازمان شما زیاد نیست، هیچ الزامی برای پاکسازی مرتب در زمان‌های کوتاه ندارید. البته ممکن است که بخواهید این کار را انجام دهید، اما باید بدانید که با این کار تنها پول خود را هدر خواهید داد و نه هیچ چیز دیگر.
چرا تمیزسازی داده ها به این اندازه مهم است؟
بسیاری از مدیران کسب و کارهای کوچک از فرآیند تمیزسازی داده ها چیزی نمی‌دانند؛ زیرا بیشتر در دنیای حرفه‌ای‌ها از این فرآیند استفاده می‌شود. اما این بدان معنا نیست که این تکنیک تنها برای حرفه‌ای‌ها کاربرد دارد. تمیزسازی داده فرآیندی است که برای تمامی افراد در هر شغلی کارایی دارد و البته استفاده از آن نیز مهم است. بیایید با یکدیگر نگاهی به اهمیت این تکنیک بیندازیم.
تمیزسازی داده ها برای افراد
تعجب نکنید، این فرآیند حتی برای افراد معمولی نیز کاربرد دارد. برای این که کارایی این فرآیند را بهتر متوجه شوید، کافی است نگاهی به کامپیوترهای شخصی خود بیندازید. حتما اطلاعات زیادی در فایل‌های مختلف رایانه خود دارید؛ به عنوان مثال، اطلاعات مالیاتی، وام مسکن، اطلاعات مربوط به امور بانکی و غیره.
زمانی که این اطلاعات زیاد شود، قطعا پیدا کردن مدارک نیز برای شما دشوار خواهد شد. در این صورت ممکن است که قبل از پیدا کردن جدیدترین فایل، مجبور شوید ده‌ها فایل قدیمی را مرور کنید. این بی‌نظمی در بهترین حالت استرس شما را در موقعیت‌های بحرانی زیاد می‌کند و در بدترین حالت نیز ممکن است که به گم شدن اسناد مهم منجر شود.
درست در همین نقطه است که فرآیند تمیزسازی داده ها به کمک شما می‌آید. این تکنیک به شما این اطمینان را می‌دهد که تنها جدیدترین پرونده‌ها و اسناد مهم را در کامپیوتر خود ذخیره داشته باشید. به این ترتیب در مواقعی که نیاز دارید، دسترسی به آن‌ها نیز برای شما آسان خواهد بود.
البته این فرآیند مزیت دیگری نیز برای شما در پی دارد؛ با استفاده از این تکنیک دیگر خبری از حجم بالای اطلاعات شخصی در رایانه‌های شما نخواهد بود. به این ترتیب از بابت خطرهای امنیتی این چنینی نیز خیالتان آسوده خواهد شد.
تمیزسازی داده ها در مشاغل
نگاهی به کسب و کارهای اطراف خود بیندازید؛ در تمام مشاغل داده ها جایگاه ویژه‌ای دارند. این داده ها ممکن است تنها به اطلاعات مربوط به آن شغل محدود شود، یا این که اطلاعات کارکنان را نیز دربرگیرد. حتی در برخی از مشاغل اطلاعات مربوط به مشتریان نیز جمع‌آوری می‌شود.
در این حوزه در اختیار داشتن اطلاعات کارکنان اهمیت زیادی دارد. این در حالی است که اطلاعات مربوط به مشتریان نیز به شما در شناخت دقیق‌تر آن‌ها و در نهایت بازاریابی بهتر نیز کمک خواهد کرد.
از این رو حجم اطلاعاتی که در هر کسب و کاری وجود دارد، بسیار زیاد است. برخلاف افراد، صاحبان کسب و کارها نیز باید اطمینان حاصل کنند که اطلاعات آن‌ها کاملا سازماندهی شده است. علاوه بر این باید از امنیت داده ها نیز مطمئن شوند.
اما آن چیزی که اهمیت بیشتری دارد، این است که داده های شما به روز باشند. تنها در صورت استفاده از داده های به روز و دقیق است که می‌توانید بیشترین بازده را در بازاریابی‌های خود مشاهده کنید. به همین دلیل است که تمیزسازی داده در مشاغل امر مهمی به شمار می‌آید.
تاثیر پاکسازی داده ها در مشاغل
تا به اینجا در مورد اهمیت تمیزسازی اطلاعات در مشاغل توضیح دادیم؛ اما اگر همچنان سوال شما در مورد اهمیت این فرآیند در مشاغل به قوت خود باقی است، باید موضوع را برای شما باز کنیم.
پاکسازی اطلاعات به صورت مستقیم در کیفیت داده ها نقش دارد. درواقع در روند تمیزسازی اطلاعات، تمام داده های منسوخ یا نادرست از بین می‌روند. در نتیجه، تنها داده ها و اطلاعات باکیفیت برای شما باقی می‌مانند. این داده ها همان اطلاعاتی هستند که قرار است بهره‌وری کلی سازمان شما را افزایش دهد.
اما ماجرا به همینجا ختم نمی‌شود؛ این فرآیند با حذف اسناد منسوخ روند کاری تیم شما را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد. واقعیت این است که این روند مانع از مرور بی‌شمار اسناد منسوخ خواهد شد. به این ترتیب، کارمندان نیز از ساعت کاری خود حداکثر استفاده را خواهند کرد.
البته آن روی سکه خبرهای دیگری در جریان است.
وجود داده های به روز و درست هزینه‌های شما را تا حد زیادی کاهش می‌دهند؛ می‌پرسید چگونه؟
ممکن است شما نیز قصد چاپ اطلاعاتی را روی سربرگ‌های شرکت داشته باشید. حال تصور کنید که اطلاعات نادرست را چاپ کنید؛ در این صورت قطعا هزینه‌ای که برای چاپ این برگه‌ها پرداخت کرده‌اید، هدر می‌رود.
از سویی دیگر اگر از شرکت شما اشتباهات ثابتی به صورت مداوم سربزند، دیگر خبری از آوازه خوش برند شما نخواهد بود. این اشتباهات به ظاهر کوچک به مرور زمان به شهرت شرکت شما آسیب خواهد زد.
نکات و روش‌های پاکسازی داده ها
اکنون که می‌دانید تمیزسازی داده ها چیست و چرا به این اندازه اهمیت دارد، شاید این سوال برای شما پیش آمده باشد که چگونه می توانید این فرآیند را آغاز کنید.
پیش از هر چیز باید بدانید که روش‌های پاکسازی داده ها با توجه به نوع اطلاعات شما متفاوت خواهد بود. اما ما نکاتی را به شما می‌گوییم که برای شروع کار به شما کمک می‌کند.
داده های خود را ارزیابی کنید
تمیزسازی داده ها معمولا شامل پاکسازی اطلاعات از یک پایگاه داده واحد، مانند صفحه گسترده (spreadsheet) می‌شود. اگر اطلاعات شما در حال حاضر در پایگاه داده یا صفحه گسترده سازماندهی شده باشند، به راحتی می‌توانید به تمامی داده ها و اطلاعات دسترسی داشته باشید.
اما چنانچه اطلاعات خود را در پرونده‌های جداگانه در رایانه خود ذخیره کرده‌اید، در اولین قدم باید این داده ها را گردآوری کنید. پس از آن می‌توانید ارزیابی داده ها را آغاز کنید.
به منظور ارزیابی داده های اولیه کافی است به سوالات زیر پاسخ دهید:
- آیا اطلاعاتی که در دست دارید، مفید هستند؟
- آیا در میان داده ها موارد تکراری وجود دارد؟
- آیا داده های تکراری در سیستم مشکلی ایجاد می‌کنند؟
- آیا داده های عددی دقیق هستند؟
- آیا در بخشی از اطلاعات اشتباهی وجود دارد؟
این ارزیابی اولیه، چراغ شما در این مسیر است و کمک می‌کند که درک بهتری از آنچه که انجام می‌دهید، داشته باشید.
به عنوان مثال، اگر تمام داده هایی که در دست دارید، برای سال‌ها پیش است، باید به دنبال داده های جدید و به روز باشید. اما چنانچه در داده های خود تنها چند اشتباه کوچک را متوجه شدید، می‌توانید به آسانی آن را بروزرسانی کرده و کار را تمام کنید.
تمیزسازی داده در صفحه گسترده جداگانه
ایده خوبی است که پیش از ایجاد هر تغییری ابتدا یک کپی از صفحه گسترده خود بگیرید. حال تغییرات را به جای نسخه اصلی روی نسخه کپی شده اعمال کنید. البته هیچ الزامی برای انجام این کار نیست، اما با این کار از اطلاعات خود محافظت خواهید کرد.
زمانی که با اطلاعات شرکت یا کسب و کار خود کار می‌کنید، حتی یک اشتباه کوچک نیز می‌تواند نتایج بزرگی در پی داشته باشد. بنابراین بهتر است که با ایجاد یک نسخه کپی، از بروز این اشتباهات جلوگیری کنید.
به این ترتیب تغییرات را در نسخه کپی شده اعمال کرده و در نهایت بخش‌های به روز شده را در صفحه گسترده اصلی کپی کنید. درست است که این کار زمان بیشتری از شما می‌گیرد، اما اطمینان خاطر شما و این که تلاش‌هایتان به هدر نرفته است، ارزشش را خواهد داشت.
از توابع استفاده کنید
این که شما داده ها را یک به یک بروزرسانی کنید یا این که داده های قدیمی را به صورت دستی پاک کنید، کار دشواری است. بهترین راه حل این است که از توابع استفاده کنید. توابع نه تنها کار را برای شما آسان‌تر کرده، بلکه با استفاده از آن‌ها در زمان نیز صرفه‌جویی خواهید کرد.
اگر از مایکروسافت اکسل استفاده می‌کنید، توابع مختلفی وجود دارد که با کمک آن‌ها می‌توانید پاکسازی داده ها را به خوبی پیش ببرید. درواقع شما با این کار اجازه می‌دهید که توابع کار را انجام دهند.
از نرم افزارهای تمیزسازی داده بهره ببرید
چنانچه نمی‌دانید چگونه باید اطلاعات خود را تمیزسازی کنید، بهترین راه این است که از نرم افزارهای مخصوص این کار کمک بگیرید. البته باید این مورد را نیز در نظر داشته باشید که استفاده از این نرم افزارها هزینه دارد. اما برای کسانی که زمان یا دانش کافی برای انجام فرآیند تمیزسازی اطلاعات را ندارند، این نرم افزارها بهترین انتخاب هستند.
چگونه تمیزسازی داده ها به شما کمک خواهد کرد؟
فکر می‌کنید که چه زمانی افراد یا حتی صاحبان مشاغل به پاک کردن داده ها نیاز دارند؟ اکثر اوقات زمانی که داده ها برای زمان طولانی رها می‌شود، آن‌ها به سرعت به هم ریخته خواهند شد. در این صورت اشتباهات عددی و املایی در میان داده ها موج می‌زند.
حتی گاهی اسناد و مدارک مهم در میان اطلاعات تکراری و غیرضروری گم می‌شوند. همین امر سبب می‌شود که در بازیابی اطلاعات و داده ها سردرگم بمانید. حتی شاید گاهی ندانید که این اطلاعات منسوخ شده را به چه دلیل گردآوری کرده‌اید. درست در همین زمان است که نیاز به تمیزسازی داده ها بیش از پیش احساس می‌شود.
اگر از ابتدا تمیزسازی اطلاعات خود را جدی بگیرید، هرگز به این اندازه سردرگم نخواهید ماند. به همین دلیل است که توصیه می‌شود، از همان اول مدیریت داده ها را به درستی پیش ببرید؛ اما مدیریت داده چیست؟
مدیریت داده ها شامل موضوعات متنوعی از جمله موارد زیر می‌شود:
- مدیریت پایگاه داده ها؛
- امنیت داده ها؛
- ذخیره اسناد و مدارک؛
- به اشتراک‌گذاری داده ها و غیره.
اگر از شیوه‌های درست برای نگهداری داده های خود استفاده کنید، باید مطمئن باشید که اطلاعات به درستی در چرخه سازمانی شما مدیریت خواهد شد. بهترین راه این است که با یک شرکت مدیریت داده در این زمینه همکاری کنید.
داده های درست راهی برای رسیدن به پیشرفت
هیچ تفاوتی ندارد که کسب و کار شما کوچک باشد یا بزرگ؛ مهم این است که از داده های به روز و دقیق در جهت پیشرفت کار خود استفاده کنید. اما این کار به همین راحتی که گفته می‌شود، نیست. اولین راه برای دسترسی آسان به داده های درست، تمیزسازی آن‌ها است.
ما در این مقاله به تفسیر در مورد تمیزسازی داده و اهمیت آن در زندگی فردی و کاری هر فرد صحبت کرده‌ایم. حالا این شما هستید که باید این فرآیند را برای رسیدن به قله‌های موفقیت در کسب و کار خود جدی بگیرید.
