داشبورد گزارش ابزاری برای مدیریت اطلاعات است. در داشبورد گزارش سازمان ها شاخص های کلیدی عملکرد خود را به صورت بصری می بینند و اندازه گیری می کنند و همچنین می توانند از طریق این داشبورد ها کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنند و فرآیند های سازمان خود را بیابند. داشبورد گزارش، برای نیاز های خاص یک شرکت یا یک بخش کاملا قابل تنظیم و شخصی سازی هستند.

یک داشبورد گزارش در پشت پرده به اسناد، پرونده ها، پیوست ها و داده های شما متصل است و آنچه شما در صفحه داشبورد گزارش می بینید نمودار ها، جدول ها، شاخص ها و اعداد ارقام محاسبه شده در پشت داشبورد گزارش است. داشبورد گزارش، کارآمدترین روش برای ردیابی چندین منبع داده است؛ زیرا مکانی مرکزی برای نظارت و تجزیه و تحلیل عملکرد برای مشاغل فراهم می کند که داده های شما را از مکان های مختلف جمع آوری می کند و به صورت یکپارچه به شما اجازه تحلیل را می دهد. در همین راستا، سازمان ها با استفاده از داشبورد گزارش در زمان کمتری نسبت به قبل، تصمیمات مناسب تر و جامع تری می توانند بگیرند.

در ابتدا، کاربران باید بدانند که تعریف داشبورد به نقشی که در یک سازمان ایفا می کند، بستگی دارد و هر شخص به صورت متفاوتی از داشبورد گزارش استفاده میکند. داشبورد های گزارش برای اهداف متفاوتی در هر سازمان ساخته می شوند؛ به همین منظور شما باید بدانید که از شاخص های عملکرد خود چه انتظاری دارید و آنها را چرا و چگونه می خواهید استفاده کنید. به همین دلیل قبل از ساخت داشبورد گزارش باید به سوالات زیر پاسخ دهید:

• داشبورد گزارش گیری قرار است به چه مسائل شغلی شما پاسخ دهد؟
• چه نوع داده ای در داشبورد گزارش گیری قرار است نمایش داده شود؟
• شاخص های عملکرد کلیدی برای کسب و کار شما چیست؟
• ارتباطات داده ها در داشبورد گزارش شما چگونه باشد؟

داشبورد گزارش بر اساس سوالات شما از تجارت یا کسب و کارتان شروع می شود. در ادامه، زمانی که به سوالات اولیه شما پاسخ داده می شود، سوالات جدید و پیچیده تری برای مدیران پیش خواهد آمد. این فرآیند بار ها تکرار می شود و باعث کامل تر شدن داشبورد گزارش شما خواهد شد و در نهایت شما آگاهی بسیار زیادی از کسب و کارتان خواهید داشت که این موضوع در عملکرد و کارایی سازمان شما تاثیر به سزایی خواهد داشت و همچنین مدیران شما در زمان کمتر تصمیمات مناسب تری خواهند گرفت.

حال میخواهیم به تعدادی از مزایا داشبوردهای گزارش گیری بپردازیم:

• کنترل و بررسی همزمان چندین شاخص کلیدی و معیار: این مزیت از بزرگترین مزایا داشبورد گزارش گیری است که شما میتوانید به صورت همزمان چندین KPI را در کنار هم ببینید و باهم مقایسه کنید. علاوه بر این، شما میتوانید در داشبورد گزارش گیری چندین شاخص را با هم ادغام کرده و در نهایت شاخص های جدیدی را تجزیه تحلیل کنید تا دید متفاوتی از کسب و کار خود بگیرید.
• جمع آوری اطلاعات از نقاط مختلف و در کنار هم قرار دادن آنها: ممکن است اطلاعات شما در چند جای مختلف ثبت شود. برای مثال، شما از طریق سایت برخی از اطلاعات خود را دریافت کنید و بخش دیگر را کارمندان در داخل اکسل وارد کنند یا حتی از چند نرم افزار ممکن است استفاده کنید و اطلاعات شما در دو یا چند پایگاه داده ذخیره سازی شود. در داشبورد گزارش گیری تمامی اطلاعات از نقاط مختلف جمع آوری شده و در یک پایگاه مرکزی در کنار هم به شما ارائه خواهد شد. این کار باعث یکپارچگی اطلاعات شما خواهد شد.
• راحتی در خواندن: داشبورد گزارش KPI ها و معیار ها را با استفاده از نمودار ها جداول متفاوت مصور سازی میکند. در طراحی داشبورد گزارش گیری از رنگ ها، نماد ها و صورت هایی استفاده می شود که باعث تفکیک بهتر اطلاعات خواهد شد. در نهایت شما با دیدن این تصویر ها و نماد ها میتوانید به راحتی و با زمان خیلی کمتر نسبت به قبل از اطلاعات خود استفاده کنید و به راحتی گزارش گیری کنید.
• اشتراک گذاری آسان گزارش ها: برای اشتراک گذاری داشبورد گزارش گیری شما از فضاهای ابری می توانید به راحتی استفاده کنید و آنها را با مدیران یا اشخاص دیگر به اشتراک گذاشته و از نظرات آنها استفاده کنید. از طرف دیگر، شما با ایجاد دسترسی برای کاربران میتوانید تعداد افراد استفاده کننده از داشبورد گزارش گیری را کم یا زیاد کنید و یا دسترسی های متفاوتی را در اختیار آنها قرار دهید.
• کمتر شدن خطا های گزارش گیری و خطای انسانی: در داشبورد گزارش گیری فرمول ها و شاخص ها به طور دقیق وارد شده و به همان صورت محاسبه خواهد شد. از طرف دیگر، داده ها و اطلاعات وارد شده دقیق تر و به صورت الک شده در اختیار داشبورد گزارش گیری قرار خواهد گرفت که در نهایت همه این موارد باعث از بین رفتن بسیاری از خطا ها و مشکلات میشود و شما گزارش دقیق تری از کسب و کارتان خواهید داشت.
• به روز رسانی گزارشات با سرعت بالا: شما در داشبورد گزارش گیری به راحتی می توانید با زدن یک دکمه، اطلاعات خود را به روز رسانی کنید. حتی این امکان فراهم است که بتوانید لحظه ای این کار را انجام دهید و برای آن زمانی صرف نکنید.
• کمک به تصمیم گیری مدیران: هنگامی که یک مدیر از طریق داشبورد گزارش گیری میتواند گزارش های ویژه و شاخص های مورد نیاز خود را بیابید و در اختیار داشته باشد، میتواند با آگاهی و دید بهتر نسبت به کسب و کار خود تصمیم گیری کند. از طرفی اکثرا گزارش ها با دقت کافی تهیه نمی شوند و این مسئله باعث اشتباه در تصمیم گیری مدیران خواهد شد که داشبورد گزارش گیری از این مشکلات جلوگیری خواهد کرد و مدیران بر مبنای اطلاعات دقیق و گزارش های پیشرفته تر تصمیمات مناسب تری خواهند داشت.
• قابلیت شخصی سازی: داشبورد گزارش گیری به شما این امکان را میدهد که گزارشات خود را برای خود و برای شرکت خود شخصی سازی کنید. شما میتوانید جداول و نمودار های خود را انتخاب کرده و چیدمان آن را در کنار یکدیگر تغییر دهید تا مناسب ترین مدل گزارش را در داشبورد گزارش برای خود ایجاد کنید.
• قابلیت طراحی و جلوه های بصری: در داشبورد گزارش گیری شما می توانید محیط گزارشات خود را طراحی کنید و جلوه های بصری به آن اضافه کنید تا محیط زیباتری در اختیار کاربران قرار دهید.
• انجام محاسبات پیچیده تر: برای ساخت داشبورد گزارش شما از مفاهیم و نرم افزار های متوالی می توانید استفاده کنید. نرم افزار های ساخت داشبورد به شما این امکان را خواهد داد تا محاسبات بیشتر و پیشرفته تری بر روی اطلاعات و داده های خود انجام دهید.
• فیلتر کردن اطلاعات: فیلتر کردن در گزارشات امری بسیار مهم و کارآمد است. در داشبورد های گزارش گیری شما میتوانید با زدن دکمه های فیلتر کننده که برای داشبورد گزارش گیری فراهم شده است، گزارش های فیلتر شده را دریافت کند یا مثلا برای یک بازه زمانی متفاوت تر را دریافت کند. این امر یکی از کارآمدترین مزایا داشبورد گزارش گیری است.

این تنها بخشی از قابلیت ها و مزایا داشبورد گزارش گیری است و به بسیاری از قابلیت های داشبورد گزارش گیری اشاره نشده است. حال با این توضیحات شما با به کارگیری داشبورد گزارش گیری میتوانید در کسب و کار خود پیشرفت های بسیاری را تجربه کنید و همچنین از آن به عنوان یک ابزار مفید استفاده کنید.