همچنین شما می‌توانید با استفاده از از ابزار بصری BI (Visuals) در مجموعه داده‌های (Data sets) منحصر به فرد و خاص سازمان خود، گزارش‌های BI را شخصی سازی کنید. اگر هیچ یک از این گزینه ها نیاز شما را فراهم نکند، کاربران می‌توانند یک گزارش موقت را اجرا کنند که به طور کامل توسط کاربران جمع آوری می‌شود و معمولاً روی یک شاخص کلیدی عملکرد بسیار خاص متمرکز است که گزارش‌های دیگر نمی‌توانند روی آن تاثیر بگذارند.

2. قابلیت تجسم داده

تفسیر گزارش‌های عملیاتی ممکن است دشوار باشد و باعث کاهش توانایی سازمان در تشخیص و عمل کردن طبق معیارهای اصلی شود. یکی از مزایای داشبورد هوش کسب و کار بصری سازی اطلاعات می‌باشد. هوش کسب و کار با این قابلیت می‌تواند داده‌ها را در قالب بصری به شما ارائه کند و از نمودارها و نقشه‌ها برای تحلیل داده‌ها استفاده کند. جدول‌ها، نمودارها، ویدئو‌ها، انیمیشن‌ها و اینفوگرافیک ها قطعا نسبت به تعداد زیادی از اعداد و صفحه گسترده (Spreadsheets)، روش‌های جذاب تری برای انتقال اطلاعات هستند.

این موضوع به این دلیل است که مغز انسان برای اطلاعات شناختی (اطلاعاتی که تفسیر آم ها بیشتر از یک نگاه زمان ببرد) نسبت به اطلاعات بصری زمان بیشتری را برای پردازش صرف می‌کند.

از بین افرادی که در نظرسنجی اخیر پلتفرم SelectHub مورد بررسی قرار گرفتند، ۸۱ درصد از پاسخ دهندگان انتظار داشتند که داشبورد هوش کسب و کار، ویژگی های تجسمی و دیداری را در خود جای داده باشد.

3. داده کاوی

ابزارهای تجزیه و تحلیل BI برای داده کاوی بسیار مناسب هستند. یکی از اصلی ترین مزایای داشبورد هوش کسب و کار استخراج اطلاعات پنهان یا الگوها از طریق داده کاوی می باشد. به این ترتیب روابط، حجم زیادی از داده‌ها را که در بانک‌های اطلاعاتی قرار دارند، مشخص می‌سازد. داده کاوی را می‌توان به پنج مرحله تقسیم کرد: جمع آوری، انبار و ذخیره سازی، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و ارائه. برخی از پلتفرم‌های BI می‌توانند همه این مراحل را برای یک سازمان انجام دهند؛ اگرچه برخی دیگر به پشتیبانی از ابزار تجزیه و تحلیل کسب و کار، سیستم‌های تجزیه و تحلیل کلان داده‌ها یا سیستم‌های انبار داده نیاز دارند.

هوش کسب و کار داده‌های زیادی را تجزیه و تحلیل، پردازش و ارائه می‌کند که با ابزاری های ضعیف تر قابل مدیریت نیستند. این فرآیند با راه حل‌های ذخیره سازی داده‌ها، بانک‌های اطلاعاتی داخلی (به عنوان مثال سرورهای SQL) و همچنین داده‌های ساختاریافته و ساختار نیافته ادغام می‌شود.

این پروسه امکان دسترسی آسان به اطلاعات ارزشمند و فرآیندهای تصمیم گیری پیشرفته را فراهم می‌سازد که در غیر این صورت شرکت نمی‌تواند به آن‌ها دست یابد. از جمله مزایای داشبورد هوش کسب و کار آن است که، ابزار BI قادر به تجزیه و تحلیل فوری داده‌های دریافتی است و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از فرصت‌ها به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. هوش کسب و کار با اتصال به انبار داده‌ها و تولید گزارش‌های شخصی سازی شده به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به راحتی فرآیند کار کارکنان، عملیات، جلب مشتری، هزینه‌های شرکت و سایر موارد را بررسی کنند.

4. بهبود عملکرد سازمان

هوش کسب و کار همچنین به مدیریت و اجرای اهداف شرکت کمک می‌کند. با استفاده از ابزار BI، مشاغل می توانند اهداف مبتنی بر داده را مانند اهداف فروش یا زمان تحویل هدف را وارد کنند، سپس پیشرفت عملکرد را به صورت روزانه پیگیری کنند. این مکانیسم ردیابی به عنوان مدیریت عملکرد شناخته می‌شود و یکی از موثرترین و قابل اجرا ترین ابزار موجود برای مدیریت اهداف شرکت است.

بررسی و سازماندهی اطلاعات به طور معمول‌ ساعت‌ها یا هفته‌ها طول می‌کشد ولی ابزار های هوش تجاری، اطلاعات مختلف را به راحتی در دسترس افراد قرار می‌دهند. همچنین کاربران می‌توانند با استفاده از داشبورد و داده‌هایی که پس از جمع آوری بلافاصله پردازش می‌شوند، به راحتی اطلاعات مهم را سازماندهی کرده و به روزرسانی‌های لحظه به لحظه را دریافت کنند. این موضوع باعث صرفه جویی زیاد در وقت می شود و به شما امکان می‌دهد فوراً مشکلات پیش آمده را حل کنید. با استفاده از قابلیت‌های تجزیه و تحلیل بصری هوش کسب و کار، متخصصان می‌توانند اهداف محقق شده سازمان را بررسی و با استفاده از این اطلاعات، بهره وری کلی شرکت را ارزیابی کنند. در صورت اجرای صحیح، ابزارهای BI می‌توانند عملکرد شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهند.

5. افزایش هوش فروش

یکی از مهمترین مزایای داشبورد هوش کسب و کار این است که باعث افزایش آگاهی می‌شود. کسانی که داشبورد های هوش تجاری را طراحی می‌کنند، می‌دانند که اگر شرکت‌ها از فرصت‌هایی که روبروی آن‌ها قرار دارد آگاه نباشند، نمی‌توانند پیشرفت کنند‌‌. بنابراین، آنها نرم افزاری را طراحی می‌کنند تا این فرصت‌های زودگذر را آشکارتر کنند‌. همچنین، هوش کسب و کار جزئیاتی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد تا بتوانند به بهترین شکل ممکن از این داده‌ها استفاده و فروش محصولات را افزایش دهند.

هنگامی که قصد دارید با مشتریان بالقوه معامله کنید و داده‌ها و اطلاعات گذشته ی خود را نسبت به مشتریان بازیابی کنید، گزارش‌ها و داشبورد های هوش کسب و کار بسیار به شما کمک خواهند کرد. همچنین هنگامی که می‌خواهید با مشتری‌ها، فروشندگان یا تامین کنندگان در مورد پتانسیل‌ها و محصولات شرکت خود صحبت کنید و آن‌ها را برای معامله متقاعد سازید، BI می‌تواند یکی از قدرتمندترین ابزاری باشد که شما در اختیار داشته باشید. همچنین، در معاملات به شما کمک می کند فرآیند و تغییرات ترجیحات مشتری را شناسایی کنید. بنابراین، در صنعت و کسب و کار خود کاملا آگاه هستید که چه کارهایی برای جلب مشتری و به حداکثر رساندن فروش باید انجام دهید‌.

6. ساده سازی و اصلاح عملیات

ساده سازی و اصلاح عملیات یکی دیگر از مزایای ابزار هوش تجاری است. به عبارت دیگر، BI اجازه نمی‌دهد که اطلاعات اضافی، به درد نخور و هرچیزی که برای شرکت شما ارزشی نداشته باشد، به سیستم راه پیدا کند. در اینجا، منظور فرآیندها و کارهای عملیاتی و اجرایی می‌باشد که می‌تواند با سیستم BI اتوماتیک شود.

این امر اول به خود هوش کسب و کار سود می‌رساند. به این منظور کارمندان می‌توانند وقت خود را به کارهای فشرده تر و افزایش بهره وری اختصاص دهند. همچنین می‌تواند باعث صرفه جویی در وقت، هزینه و خطاهای انسانی شود. یکی دیگر از مزایای داشبورد هوش کسب و کار آن است که به کاربران اجازه می‌دهد که میزان عملکرد مفید سازمان با کارمندان فعلی را تشخیص دهند و بنابراین شما می‌توانید متناسب با آن تعداد کارمندان را افزایش داده یا کم کنید.

سیستم‌های BI می‌توانند اطلاعات غیر مفید را در سازمان شما نیز شناسایی کنند. این کار را با مشخص کردن ناکارآمدی‌ها در فرآیند تولید، عملیات فروش و غیره انجام می‌دهند. هوش کسب و کار قابلیت تجزیه و تحلیل و پیش بینی دارد و می تواند به تصمیم گیری برای کاهش این نواحی که در آن مشکل ایجاد شده نیز به مدیران کمک بسزایی کند.

7. نیاز به حدس و گمان نیست

بدون ابزار هوش کسب و کار، شرکت‌ها در هنگام تصمیم گیری‌های مهم در مورد مدیریت، امور مالی، اقدامات بازاریابی و موارد دیگر مجبور به ریسک هستند. بنابراین، با استفاده از نرم افزار هوش تجاری تصمیمات گرفته شده توسط رهبران شرکت بیشتر مبتنی بر داده است و اغلب منجر به مزیت رقابتی برای سازمان شما می‌شود.

این منبع تجاری نه تنها منجر به سودآوری بیشتر می شود بلکه، استرس و عدم اطمینان ناشی از اداره یک تجارت را نیز از بین خواهد برد.

معایب داشبورد هوش کسب و کار

1. نشت اطلاعات

یکی از مهمترین نگرانی‌های هر سیستم تجزیه و تحلیل داده‌‌ای نشت اطلاعات است. اگر از ابزار های BI برای مدیریت اطلاعات حساس استفاده می‌کنید، خطایی در روند کار می‌تواند داده‌های شما را فاش کند و به تجارت، مشتریان یا کارمندان شما آسیب برساند. بیش از ۳۰ درصد از مشاغل مورد بررسی، مسائل امنیتی را بزرگترین چالش هوش کسب و کار عنوان کرده اند. با این حال، شیوع این مشکل باعث شده که اقدامات ایمنی بیشتری در مورد هوش تجاری صورت بگیرد. وقتی به پلتفرم ها و سازندگان برنامه‌های مختلف نگاه می‌کنید، حتما به گزینه‌های امنیتی این برنامه‌ها توجه داشته باشید. همچنین، این کار به به شما کمک می‌کند تا مراقب باشید که چه نوع داده‌ای را در اختیار هوش تجاری قرار می‌دهید، تا به آن دسترسی پیدا کند.

2. قیمت های بالا

یکی از معایب داشبورد هوش کسب و کار این است که نرم افزار هوش تجاری می تواند قیمت بالایی داشته باشد. اگرچه نرخ بازگشت سرمایه‌ی بالای این ابزار می‌تواند دلیل گران بودن این برنامه را توجیه کند ولی قیمت اولیه می‌تواند مانع و مشکلاتی برای شرکت‌های کوچک‌تر ایجاد کند. شما همچنین باید هزینه‌های سخت افزار و کارکنان آی تی را که برای پیاده سازی موثر نرم افزار نیاز دارید، نیز در نظر بگیرید. با انتخاب ابزارهای هوش کسب و کار سلف سرویس (Self-Service BI یک رویکرد تجزیه و تحلیل داده است که به مدیر یک سازمان امکان دسترسی و کار با اطلاعات شرکت خود را می دهد، چنان چه در زمینه ی داده کاوی، تجزیه و تحلیل آماری و هوش کسب و کار و غیره اطلاعاتی نداشته باشد.) نسبت به یک مدل سنتی تر می‌توانید هزینه‌های خود را کم تر کنید. این سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند از پشتیبانی پرهزینه آی تی یا فناوری اطلاعات جلوگیری کرده و مدت زمان لازم برای پیاده سازی BI خود را کاهش دهید.

این امر اول به خود هوش کسب و کار سود می‌رساند. به این منظور کارمندان می‌توانند وقت خود را به کارهای فشرده تر و افزایش بهره وری اختصاص دهند. همچنین می‌تواند باعث صرفه جویی در وقت، هزینه و خطاهای انسانی شود. یکی دیگر از مزایای داشبورد هوش کسب و کار آن است که به کاربران اجازه می‌دهد که میزان عملکرد مفید سازمان با کارمندان فعلی را تشخیص دهند و بنابراین شما می‌توانید متناسب با آن تعداد کارمندان را افزایش داده یا کم کنید.

سیستم‌های BI می‌توانند اطلاعات غیر مفید را در سازمان شما نیز شناسایی کنند. این کار را با مشخص کردن ناکارآمدی‌ها در فرآیند تولید، عملیات فروش و غیره انجام می‌دهند. هوش کسب و کار قابلیت تجزیه و تحلیل و پیش بینی دارد و می تواند به تصمیم گیری برای کاهش این نواحی که در آن مشکل ایجاد شده نیز به مدیران کمک بسزایی کند.

7. نیاز به حدس و گمان نیست

بدون ابزار هوش کسب و کار، شرکت‌ها در هنگام تصمیم گیری‌های مهم در مورد مدیریت، امور مالی، اقدامات بازاریابی و موارد دیگر مجبور به ریسک هستند. بنابراین، با استفاده از نرم افزار هوش تجاری تصمیمات گرفته شده توسط رهبران شرکت بیشتر مبتنی بر داده است و اغلب منجر به مزیت رقابتی برای سازمان شما می‌شود.

این منبع تجاری نه تنها منجر به سودآوری بیشتر می شود بلکه، استرس و عدم اطمینان ناشی از اداره یک تجارت را نیز از بین خواهد برد.

معایب داشبورد هوش کسب و کار

1. نشت اطلاعات

یکی از مهمترین نگرانی‌های هر سیستم تجزیه و تحلیل داده‌‌ای نشت اطلاعات است. اگر از ابزار های BI برای مدیریت اطلاعات حساس استفاده می‌کنید، خطایی در روند کار می‌تواند داده‌های شما را فاش کند و به تجارت، مشتریان یا کارمندان شما آسیب برساند. بیش از ۳۰ درصد از مشاغل مورد بررسی، مسائل امنیتی را بزرگترین چالش هوش کسب و کار عنوان کرده اند. با این حال، شیوع این مشکل باعث شده که اقدامات ایمنی بیشتری در مورد هوش تجاری صورت بگیرد. وقتی به پلتفرم ها و سازندگان برنامه‌های مختلف نگاه می‌کنید، حتما به گزینه‌های امنیتی این برنامه‌ها توجه داشته باشید. همچنین، این کار به به شما کمک می‌کند تا مراقب باشید که چه نوع داده‌ای را در اختیار هوش تجاری قرار می‌دهید، تا به آن دسترسی پیدا کند.

2. قیمت های بالا

یکی از معایب داشبورد هوش کسب و کار این است که نرم افزار هوش تجاری می تواند قیمت بالایی داشته باشد. اگرچه نرخ بازگشت سرمایه‌ی بالای این ابزار می‌تواند دلیل گران بودن این برنامه را توجیه کند ولی قیمت اولیه می‌تواند مانع و مشکلاتی برای شرکت‌های کوچک‌تر ایجاد کند. شما همچنین باید هزینه‌های سخت افزار و کارکنان آی تی را که برای پیاده سازی موثر نرم افزار نیاز دارید، نیز در نظر بگیرید. با انتخاب ابزارهای هوش کسب و کار سلف سرویس (Self-Service BI یک رویکرد تجزیه و تحلیل داده است که به مدیر یک سازمان امکان دسترسی و کار با اطلاعات شرکت خود را می دهد، چنان چه در زمینه ی داده کاوی، تجزیه و تحلیل آماری و هوش کسب و کار و غیره اطلاعاتی نداشته باشد.) نسبت به یک مدل سنتی تر می‌توانید هزینه‌های خود را کم تر کنید. این سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند از پشتیبانی پرهزینه آی تی یا فناوری اطلاعات جلوگیری کرده و مدت زمان لازم برای پیاده سازی BI خود را کاهش دهید.