در این دنیا که در هر لحظه با حجم بالایی از اطلاعات روبه‌رو هستیم، زمانی یک تصمیم‌گیری درست و به موقع است که پیشرفت‌ها و موفقیت‌های کسب و کار ما را رقم می‌زند. انواع داشبوردهای مدیریتی همان ابزاری هستند که به کسب و کار ما در این راستا کمک می‌کنند.
اما داشبوردهای مدیریتی چه کمکی به کسب و کارهای می‌کنند؟ چرا باید از این داشبوردها استفاده کرد؟
هر ان چه تا به حال در مورد داشبوردهای مدیریتی شنیده‌اید را کنار بگذارید و با ما در این متن همراه شوید. قطعا در انتهای متن به فکر استفاده از این رویکردها در سازمان خود خواهید بود.
چرا باید از انواع داشبوردهای مدیریتی استفاده کنیم؟
مهمترین مزیت استفاده از داشبوردهای مدیریتی این است که حجم بالایی از اطلاعات را در دل خود جای داده‌اند، اما تمام آن‌ها را به ساده‌ترین شیوه ممکن به شما نشان می‌دهند؛ به گونه‌ای که با گذاشتن کمترین زمان می‌توانید اطلاعات زیادی را به دست آورید. به این ترتیب می‌توانید در زمان درست تصمیماتی مبنی بر اطلاعات دقیق را اتخاذ کنید.
انواع داشبوردهای مدیریتی و تاثیر آن در کسب و کارهای امروزی
احتمالا در ذهن شما سوالات متعددی در این مورد وجود دارد؛ اگر بخواهیم ساده بگوییم، داشبوردهای مدیریتی اطلاعات را با کمک رابط‌های گرافیکی و تصویری ارائه می‌دهند. به این ترتیب مدیران کسب و کارها با نمایی کلی از اطلاعات سازمان یا شرکت خود را در یک مورد به خصوص به دست می‌آورند.
داشبوردها می‌توانند با کمک موارد زیر اطلاعاتی در هر زمینه را به نمایش بگذارند:
- اعداد
- شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPI
- کارت‌های امتیازدهی عملکرد
نگاهی به تاریخچه داشبوردهای مدیریتی
اولین بار این مفهوم در سال ۱۹۸۰ معرفی شد. در آن زمان داشبوردهای مدیریتی در قالب سیستم‌های اطلاعات اجرایی مطرح شد که از آن با عنوان EIS یاد می‌کردند. اما خیلی زود متوجه شدند که مشکلات زیادی در به روزرسانی و کنترل داده‌ها دارند.
به واسطه وجود همین مشکل‌ها اطلاعات اغلب ناقص می‌ماند. از این رو در همان سال این روش را غیرعملی دانستند. اما جالب است بدانید که با وجود این مشکلات همچنان تا سال ۱۹۹۰ از EISها به همین شکل استفاده می‌کردند.
به مرور زمان با پیشرفت تکنولوژی از انبار داده‌ها (Data Warehouse) که به اختصار DW نامیده می‌شود و پردازش تحلیلی آنلاین (Online Analytical Processing) که به اختصار با نماد OLAP نمایش داده می‌شود، استفاده کردند. این دو ابزار در عملکرد داشبوردهای نقش به سزایی داشتند.
در نهایت رابرت کاپلات و دیوید نورتون کارت امتیاز متوازن را معرفی کردند و با وجود شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicators) که به اختصار با KPI نمایش داده می‌شود، محبوبیت داشبوردها در حوزه مدیریت بیش از پیش نمایان شد. به گونه‌ای که امروزه نیز داشبوردها بخش مهمی از مبحث مدیریت کسب و کارها را به خود اختصاص داده‌اند.
ویژگی‌های داشبوردهای مدیریتی
در استفاده از داشبوردهای مدیریتی این نکته بسیار مهم است که داشبورد خود را بر اساس شاخص‌های معنادار و هدف‌دار ایجاد کنید. تنها در این صورت است که می‌توانید با استفاده از انواع داشبوردهای مدیریتی به سوالات مهم و حیاتی در کسب و کار خود پاسخ دهید.
به این ترتیب می‌توانید فعالیت‌های تجاری خود را با استراتژی‌های افزایش بهره‌وری و سودآوری هماهنگ کنید و نتیجه فوق‌العاده آن را در کسب و کار خود مشاهده کنید. از این رو تنها زمانی داشبورد مدیریتی کارایی خواهد داشت که داده‌های آن ویژگی‌های زیر را دارا باشند:
- شاخص‌ها با اهداف سازمان‌ها مرتبط باشند؛
- امکان اندازه‌گیری شاخص‌ها به صورت کمی و کیفی وجود داشته باشد؛
- شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با شاخص‌های اندازه‌گیری رشد و موفقیت سازمانی ارتباط مستقیم داشته باشند.
انواع داشبوردهای کسب و کار را بشناسید
اگر قصد دارید کسب و کار خود را با کمک داشبوردها به صورت هدفمند جلو ببرید، پیش از هر چیز باید با انواع داشبوردهای مدیریتی آشنا شوید. داشبوردها به طور کلی به چهار دسته تقسیم می‌شوند که در ادامه هر یک از آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
داشبورد استراتژیک
این دسته از داشبوردها ابزاری برای نظارت بلندمدت شرکت‌ها با کمک فاکتورهای استراتژیک موفقیت است. این داشبوردها معمولا پیچیده هستند و از این رو اکثرا توسط مدیران سطح بالا استفاده می‌شوند. اگرچه این روش‌ها پیچیدگی زیادی دارند، اما تاثیر آن‌ها بر مشاغل چشمگیر است. از این رو در طیف گسترده‌ای از انواع مشاغل از این داشبوردهای مدیریتی استفاده می‌شود.
در این داشبوردها عملکرد سازمان در مقابل اهداف استراتژیک سازمان قرار می‌گیرند. به این ترتیب عملکرد سازمان در بازه‌های زمانی مختلف مشخص می‌شود. با کمک این داشبوردها امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت سازمان‌ها برای مدیران فراهم می‌شود.
به این ترتیب اگر داشبوردها به درستی طراحی، توسعه و اجرا شوند، زمان مورد نیاز برای انجام یک شاخص عملکرد کلیدی در کسب و کار را کاهش می‌دهد. این در حالی است که هزینه‌های عملیاتی نیز تا حدود زیادی با اطلاعاتی که این داشبورد در اختیار شما قرار می‌دهد، کاهش پیدا خواهد کرد.
اگر همچنان نمی‌دانید که داشبوردهای استراتژیک به چه اندازه در کسب و کارها تاثیر دارند، توجه شما را به ویژگی‌های این داشبورد جلب می‌کنیم:
- این داشبوردها تصویر روشنی از مسائل استراتژیک به تیم‌های ارشد اراده می‌دهند؛
- مراحل انجام کارهای خاص در سازمان‌ها را سرعت می‌خبشند؛
- با کمک داشبوردهای استراتژیک می‌توانند فرصت‌های استثنایی برای عملیات، تجزیه و تحلیل بخش‌های خاص فراهم کنند.
در هر سازمانی باید تجزیه و تحلیل هر بخش در اهداف کاری قرار داشته باشد. داشبوردهای استراتژیک این امکان را می‌دهند که اطلاعات و داده‌های این تحلیل‌ها را با زبان کمی و کیفی به اشتراک بگذارید. به این ترتیب هر مدیر ارشدی در سازمان امکان بررسی و درک این داده‌ها را دارد.
داشبورد تحلیلی
داشبورد تحلیلی از انواع داشبوردهای مدیریتی است که مقدار زیادی داده را شامل می‌شود. این داده‌ها توسط تحلیل‌گران جمع می‌شوند و نمایی کلی از یک تجارت را نشان می‌دهند. به این صورت که تحلیل‌گران روند کار در بخش‌های مختلف را بررسی کرده، سپس آن‌ها را با متغیرهای متعددی مقایسه می‌کنند و در نهایت پیش‌بینی از وضعیت موجود ارائه می‌دهند. در نهایت اهداف در راستای استراتژی هوش تجاری مشخص خواهد شد.
هدف از جمع‌آوری آن‌ها پشتیبانی از مدیران است. اما زمانی این اطلاعات کارایی لازم را خواهند داشت که داده‌های پیچیده کاملا طبقه‌بندی شده و اطلاعات گسترده‌ای را در سطح وسیع ارائه کند. در صورتی که از این اطلاعات به درستی استفاده شود، تاثیر چشمگیری در کسب و کار شما مشاهده خواهد شد.
داشبورد تحلیلی از انواع داشبوردهای مدیریتی به شمار می‌آید زیرا اگر مدیری اطلاعات این داشبوردها را در دست داشته باشد، به آسانی و در کمترین زمان درک صحیحی از وضعیت موجود در سازمان کسب خواهد کرد.
به این ترتیب می‌توان مشخص کرد که چرا اهداف سازمان محقق نشده و چه راهکارهایی باید برای انجام آن ارائه داد.
داشبورد عملیاتی
این داشبوردها به منظور نظارت و مدیریت عملیات‌هایی که افق زمانی کوتاهی دارند، استفاده می‌شود. از آن جایی که این داشبوردها به ردیابی فرآیندهای اجرایی می‌پردازند، معمولا توسط سطوح پایین مدیریتی استفاده می‌شوند. به این ترتیب مدیران بخش های مختلف سازمان‌ها بیش از مدیران سطح اجرایی از این داشبوردها کمک می‌گیرند.
امروزه در مشاغل، سرعت اشتراک داده‌های صحیح میان تیم‌های اجرایی و بخش‌های مختلف بسیار اهمیت دارد. این اهمیت زمانی خود را نشان می‌دهد که گزارشات و تجزیه و تحلیل‌ها تسهیلات عملیاتی را بسیار آسان می‌کند. از این رو مدیران اجرایی نیز می‌توانند از این داشبورد نیز سود زیادی ببرند.
داشبوردهای عملیاتی معمولا به منظور نظارت، تجزیه و تحلیل فعالیت‌های یک شرکت در منطقه تجاری خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. از این رو با کمک این داشبوردها می‌توان از وضعیت عملیات‌های اجرایی در هر لحظه مطلع شد.
اهمیت این داشبوردها زمانی مشخص می‌شود که از آن‌ها به عنوان هشدار در مورد استثنائات تجاری استفاده می‌کنند. در نهایت این داشبوردها منجر به اقدام مستقیم و تجزیه و تحلیل بیشتر و کارآمدتر می‌شوند.
جزئیات ارائه شده در این داشبوردها بیشتر از داشبوردهای استراتژیک هستند. از این رو گزارش‌های اجرایی را با داده‌های دقیقتری ارائه می‌دهند. از ویژگی‌های دیگر این داشبوردها این است که در آن از اطلاعات آماری استفاده نمی‌کنند. از این رو تحلیل و آنالیزی در این داشبوردها مشاهده نمی‌کنید.
داشبورد تاکتیکی
داشبورد تاکتیکی یکی دیگر از انواع داشبوردهای مدیریتی است که از آن به منظور نظارت بر فرآیندهای انجام شده توسط مدیران سطوح متوسط در سازمان‌ها استفاده می‌کنند. با کمک این داشبورد می‌توان عملکرد بخش‌های مختلف را تجزیه و تحلیل کرد و سپس استراتژی‌هایی برای اهداف آینده نیز ارائه داد.
معمولا در این داشبوردها تجزیه و تحلیل داده‌ها به صورت دقیق انجام می‌شود؛ از این رو برای نظارت بر فرآیندهای ابتکاری در سازمان‌ها گزینه بسیار عالی به شمار می‌آیند. اطلاعاتی که در این داشبورد به کاربران داده می‌شود، اطلاعاتی میان داشبوردهای استراتژیک و عملیاتی است.
از دیگر ویژگی‌های این داشبورد می توان به قابلیت کاوش در داده‌ها توسط کاربران و ماهیت تعاملی آن اشاره کرد. جالب است بدانید که در این داشبوردها تمایل بیشتری نسبت به تجسم داده‌ها وجود دارد. به گونه‌ای که حتی شاهد تجسم داده‌ها در این نوع داشبورد بیش از نوع عملیاتی هستیم.
انواع داشبوردهای مدیریتی باید این شاخص‌ها را دارا باشند
پیش از آن که بخواهیم در مورد قابلیت‌های داشبوردهای مدیریتی صحبت کنیم، باید بدانیم که مدیران کسب و کارها به چه اطلاعاتی در حوزه مدیریتی خود نیاز دارند. این اطلاعات همان نقشه مسیر ما در استفاده از داشبوردهای مدیریتی است.
بگذارید ساده‌تر بگوییم؛ قرار است مدیران از داشبوردهای مدیریتی به منظور دریافت اطلاعات مهم در زمینه کاری خود استفاده کنند. این اطلاعات باید جامع و مختصر باشد. داشبوردهای مدیریتی با دربرداشتن شاخص‌هایی که در ادامه به شما معرفی می‌کنیم، تمام نیازهای مدیران را در این خصوص برآورده می‌کنند.
شاخص‌های بصری
داده‌ها در داشبوردها به گونه‌ای باید جمع‌آوری شوند که بتوان آن‌ها را در زمان کمی تحلیل و سفارشی‌سازی کرد. از این رو این داده‌ها باید ویژگی‌های زیر را دارا باشند که کار با آن‌ها به آسان‌ترین شکل ممکن انجام شود:
- امکان جابجایی اطلاعات
- امکان انتخاب رنگ و فونت
- امکان استفاده از نمایش‌های گرافیکی
شاخص‌های زیرساختی
یکی از مهمترین ویژگی‌های داشبوردها این است که در هر مکانی به اطلاعات موجود در آن دسترسی داشته باشید. برای این که این نیاز مدیران پاسخ داده شود، هر داشبورد مدیریتی باید شاخص‌های زیر را دارا باشد:
- از سیستم عامل‌های مختلف پشتیبانی کند؛
- با تلفن‌های همراه سازگاری داشته باشد؛
- در یک فضای ابری در محیط اینترنت بارگذاری شود.
شاخص‌های داده‌ها
قطعا مهمترین چیز در داشبوردهای مدیریتی داده‌های موجود در آن است. تنها زمانی این داده‌ها به کار مدیران می‌آیند که قابلیت‌های زیر را دارا باشند:
- بتوان آن‌ها را با یکدیگر ترکیب کرد؛
- قابلیت استفاده از چند پایگاه داده به صورت همزمان برای مدیران فراهم باشد؛
- امکان دسترسی به پایگاه ارائه داده مانند SQL، server، Excel و Oracle وجود داشته باشد.
داشبوردهای مدیریتی چه مزایایی دارند؟
احتمالا تا به اینجای متن به خوبی متوجه شده‌اید که انواع داشبوردهای مدیریتی چه مزایایی برای کسب و کار شما دارند. مهمترین هدف این داشبوردها ایجاد بستری برای بهبود و رشد مداوم در تجارت شما است؛ زیرا این داشبوردها کمک می‌کنند که میزان عملکرد سازمان خود را اندازه‌گیری کنید و با توجه به نقاط قوت و ضعف آن پیش بروید.
اما مزایای استفاده از این داشبوردها فراتر از آن چیزی است که تصور می‌کنید. بیایید نگاهی به مزایای استفاده از این داشبوردها در کسب و کارها بیندازیم.
صرفه‌جویی در زمان
اولین و مهمترین مزیتی که این داشبوردها برای مدیران کسب و کارها دارند، صرفه‌جویی در زمان است. البته این تنها زمانی رخ می‌دهد که داشبوردها به خوبی پیکربندی شده باشند. در این صورت تمامی اطلاعات مورد نیاز شما را به صورت یکجا در اختیار شما قرار می‌دهند.
از طرفی دیگر نیازی به جمع‌آوری اطلاعات از بخش های مختلف سازمان خود نخواهید داشت؛ زیرا گزارشات به صورت آنلاین به اشتراک گذاشته می‌شوند. به این ترتیب مدیران زمان بسیار کمی برای بررسی گزارشات و برقراری ارتباط میان آن‌ها لازم دارد.
بهبود ارتباطات درون سازمانی
با کمک انواع داشبوردهای مدیریتی به آسانی متوجه خواهید شد که عملکرد بخش‌های مختلف در سازمان شما به چه صورت است. دیگر نیازی به سرکشی به بخش‌های مختلف ندارید، با این داشبوردها امکان نظارت و مشاهده عملکرد بخش‌ها از طریق رابط و نمودارهای تصویری فراهم می‌شود. حال می‌توانید از این اطلاعات در جلسات خود استفاده کنید و در راستای بهبود عملکرد این بخش‌ها تصمیم بگیرید.
بهبود ارتباطات برون سازمانی
بخش مالی یکی از بخش های مهم در هر کسب و کاری است که مدیران نیز روی آن تمرکز ویژه دارند. داشبوردهای مدیریتی حتی میزان ارتباط شما با مشتریان را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد. زیرا با کمک انواع داشبوردهای مدیریتی می‌توان نگاه جامعی به اطلاعات داشت که در تصمیم‌گیری‌های مالی شرکت تاثیر زیادی خواهد داشت.
البته داشبوردهای مدیریتی در این مورد کارایی دیگری نیز دارند؛ گزارش به سرمایه‌گذاران و اعضای هیئت مدیره با کمک آن‌ها به آسان‌ترین شکل ممکن انجام می‌شود.
افزایش عملکرد کارکنان
تحقیقات نشان می‌دهد که استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکردی در راستای سنجش سرمایه‌های انسانی نقش پررنگی در ترسیم اهداف سازمان‌ها دارند. به این صورت که با کمک این شاخص‌ها می‌توان مدیریت استعداد کارکنان، تعهدات آن‌ها و بهترین عملکرد آن‌ها را بررسی کرد. این داده‌ها به مدیران کمک می‌کند که اهداف کاری، مالی و استراتژیک شرکت را به خوبی ترسیم کنند.
در نهایت این ارزیابی منجر می‌شود که ضعف‌های کارکنان مشخص شده و در جهت رفع آن‌ها اقداماتی انجام شود. به این ترتیب نه تنها موفقیت فردی و سازمانی هدف قرار می‌گرد، بلکه ارزش منابع سازمانی نیز تا حد زیادی بالا می‌رود.
افزایش سودآوری
تمامی مزایای انواع داشبوردهای مدیریتی در نهایت به افزایش سوددهی سازمان منجر می‌شود. با اطلاعات موجود در داشبوردها عملکرد تمامی بخش‌های سازمان برای شما کاملا واضح و آشکار خواهد بود. در نهایت این شما هستید که به عنوان مدیر آن کسب و کار تشخیص می‌دهید، کدام یک از بخش‌ها نیاز به توجه بیشتر دارد.
اینجا همان نقطه‌ای است که انرژی، زمان و منابع خود را در جهت افزایش بهره‌وری در آن بخش به کار می‌گیرید. در نهایت نتیجه چیزی نیست جز افزایش بهره‌وری و سوددهی در آن بخش که نتیجه آن را در کل سازمان خود مشاهده خواهید کرد.
به کسب و کار خود با شیوه‌های مدرن نظارت کنید
انواع داشبوردهای مدیریتی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که به تمام بخش‌های سازمان خود نظارت داشته باشید. این شیوه نظارتی اجازه می‌دهد که با آگاهی از وضعیت سازمان اقدامات درستی در جهت پیشرفت آن انجام دهید. با اطلاعاتی که اکنون در دست دارید، می‌توانید یکی از این داشبوردها را برای کسب و کار خود انتخاب کنید و در مسیر رشد سازمان خود قدم بردارید.
