بررسی اهمیت هوش تجاری در سازمان‌ها

هوش تجاری به مشاغل و سازمان ها کمک می کند تا از داده های خود سوال کنند و پاسخ آن ها را دریافت کنند. هوش کسب و کار با به تصویر کشیدن اطلاعات به مدیران کمک می کند تا تصمیماتی بهتر و سریع برای پیشرفت کار خود بگیرند تا به اهداف خود نزدیک تر شوند.

این روزها نمی‌توان اهمیت هوش تجاری در سازمان‌ ها را نادیده گرفت. به همین دلیل، قصد داریم به بررسی کامل این موضوع بپردازیم.

وقتی کلمه “هوش در سازمان‌ها” را می‌شنوید، احتمالا سازمان‌های اطلاعاتی دولتی مانند سازمان امنیت ملی آمریکا، سیا، یا ام آی ۶ بریتانیا را به یاد می‌آورید. این سازمان‌ها از عملکردهای هوشمند متفاوت و گسترده‌ای استفاده می‌کنند و با درک حوادث پیچیده در سراسر جهان اطلاعات لازم را در اختیار دولت خود قرار می‌دهند.

دنیای تجارت نیز به هوش احتیاج دارد و تقریباً همان عملکرد را در جامعه تجاری ارائه می‌دهد. روش استفاده از این هوش ممکن است مانند فیلم جیمز باند و جک رایان، پلیسی و هیجان انگیز نباشد، اما در جایگاه خود می‌تواند جذاب به نظر برسد.

امروزه حتی مشاغل کوچک و متوسط نیز برای کسب مزیت رقابتی از هوش تجاری یا هوش کسب و کار استفاده می‌کنند. افراد بسیاری که مدیر یک شرکت یا صاحب کسب و کاری هستند معمولا نهایت تلاش خود را می‌کنند تا اطلاعات مختلف و داده‌های شرکت خود را جمع آوری کرده و به آن نظم بخشند. در نهایت زمانی که قصد دارند بازدهی شرکت خود را افزایش دهند یا وضعیت خود را نسبت به شرکت‌ها و عملکرد رقیب مقایسه کنند، با مشکل مواجه می‌شوند‌؛ زیرا تصویر واضحی از عملکرد خود ندارند و نمی‌دانند چگونه باید از داده‌های خام خود استفاده کنند.

داشتن هوش تجاری و آشنایی با ابزار و فناوری این هوش می‌تواند به این افراد کمک کند.

 

 

تعریف هوش تجاری یا کسب و کار (BI)

هوش تجاری (BI) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا داده‌های قدیمی و فعلی شرکت خود را تجزیه و تحلیل کنند و با این کار به راحتی اشتباهات خود را کاهش یا حتی به صفر برسانند. در نتیجه، تصمیم گیری‌ های مهمی برای آینده‌ی کاری خود می‌گیرند. ابزارهای هوش تجاری مجموعه‌های بزرگی از اطلاعات را در چندین منبع مختلف پردازش و آن‌ها را در قالب تصویری به شما ارائه می‌دهند. بنابراین، درک و به اشتراک گذاری این اطلاعات بسیار آسان‌تر خواهد بود. این هوش باعث می‌شود هنگام اتخاذ تصمیمات مهم کاری خود، کمتر دچار اشتباه و ضرر شوید.

 

 

دلیل اهمیت هوش تجاری در سازمان‌ ها

در اینجا چند مزیت مهم این هوش را توضیح خواهیم داد:

1. هوش تجاری، داده‌ها را به اطلاعات قابل استفاده تبدیل می‌کند. داده‌های خام نمی‌توانند به ما بگویند که به تنهایی چه مراحل و قدم‌هایی را باید در جهان تجارت برداریم. سیستم‌های BI، امکان تجزیه و تحلیل جامع اطلاعات را برای شناسایی مسیرهای کلی و مهم ارائه می‌کنند و از طریق تشخیص این مسیرها می‌توانید برنامه‌های راهبردی را اجرا یا اصلاح و ارتباط‌های بین عملکردها و جنبه‌های مختلف تجارت را درک کنید.

2. هوش تجاری دیدگاه شما را به کسب و کار و عوامل موثر بر آن بهبود می‌بخشد. همچنین، به شما کمک می‌کند موارد مختلفی را که بر کسب و کار شما تاثیر مثبت می‌گذارند یا نادیده گرفته می‌شوند، بهتر متوجه شوید‌. در نتیجه، شما می‌توانید بهتر از قبل، عوامل مختلفی را که نیاز به بهبود یا تغییر دارند، شناسایی کنید.

3. هوش کسب و کار، میزان بازگشت سرمایه و توانایی شما در رسیدن به اهداف را ارتقا می‌بخشد. این هوش با تجزیه و تحلیل داده‌ها به شما کمک می‌کند تا بفهمید که چگونه می‌توانید به بهترین شکل ممکن از منابع موجود برای رسیدن به اهداف معین خود استفاده کنید. بنابراین، وقتی شما از روش استفاده‌ی این منابع مطمئن می‌شوید، نرخ بازگشت سرمایه‌ی خود را افزایش داده و اجازه نمی‌دهید که کسب و کار یا شرکت شما از اهداف اصلی دور شود، بنابراین، کار اضافی انجام نخواهید داد و تمام فعالیت‌های شما طبق اهداف اصلی سازمان و ارتقای آن خواهد بود.

4. یکی دیگر از مواردی که اهمیت هوش تجاری در سازمان ها را نشان می‌دهد این است که به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از رفتار مشتری‌ها داشته باشید. تجزیه و تحلیل هوش کسب و کار به شما اجازه می‌دهد الگوهای مصرف جهانی، منطقه‌ای و محلی را برای درک بهتر مسیر کاری فعلی خود شناسایی کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا محصولات و خدماتی را ایجاد کنید که نیازهای بازار را پیش بینی کند و به راحتی به نیازهای مردم پاسخ دهد.

5. این هوش، همچنین هوش بازاریابی و فروش شما را نیز افزایش می‌دهد. هوش تجاری، داده‌ها و اطلاعات مربوط به مشتریان و مصرف کنندگان را بررسی و به شما کمک می‌کند تا روش تعامل مشتری‌ها با سازمان را عمیق‌تر درک کنید، با این کار شما قادر خواهید بود تا راه حل‌های مربوط به مشکلات مشتریان را شناسایی کرده و با پیام‌های هدفمند، به مشتری‌های خود نزدیک شوید و فروش خود را افزایش دهید.

6. یکی دیگر از مزیت‌هایی که هوش تجاری دارد بازدهی زیاد است. این هوش، فرآیند تجزیه و تحلیل و تفسیر داده‌ها را سریع‌تر و کارآمدتر می‌کند، به شما قدرت درک سریع داده‌های تجاری را به محض دریافت آن‌ها فراهم می‌کند. باعث می‌شود تا با یک کلیک ساده، گزارش خود را تهیه کنید. بنابراین، شما و کارمندان شما، زمان و فرصت بیشتری خواهید داشت تا بتوانید به جای تجزیه و تحلیل، کسب و کار خود را ارتقا دهید.

 

 

رویکرد سازمان‌های بزرگ

طی دهه‌های اخیر سازمان‌های بزرگ و شرکت‌های مختلف، مراکز گسترده‌ای را به منظور جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل این داده‌ها ایجاد کردند. اما اکنون با توسعه‌ی ابزارهای تحلیل داده و مقرون به صرفه شدن آن‌ها، مشاغل کوچک و نه چندان بزرگ نیز می‌توانند به راحتی از این هوش تجاری جدید و پیشرفته استفاده کنند.

طی سال‌های اخیر، شرکت‌های کوچک برای پیگیری داده‌های خود از نشر رومیزی ساده و نرم‌افزار صفحه گسترده (Spreadsheet) استفاده کردند، اما اکنون پلتفرم‌های اختصاصی هوش کسب و کار، مقرون به صرفه بوده و چندین برابر قدرتمندتر از صفحه گسترده هستند و برای تجزیه و تحلیل و درک داده‌های تجاری به کار می‌روند.

رابط‌های جدید این هوش از سیستمی برخوردارند که به سوالاتی مانند “پنج مورد از محصولات پرفروش من در ماه گذشته چه بودند؟” پاسخ می‌دهند. برای انجام این کار از اطلاعات جمع آوری شده کسب و کار شما کمک می‌گیرند.

 

تأثیر ابزارهای هوش تجاری بر فعالیت‌های کارمندان و محیط کار

از جمله دشوارترین چالش‌هایی که شرکت‌ها با آن روبرو هستند، تصمیم گیری آهسته است. مخصوصا زمانی که کارمندان، اهداف راهبردی و جدیدی را دنبال می‌کنند و چالش‌های جدیدی را در حوزه ارتباطی تجربه می‌کنند، این مشکلات بیشتر و نگران کننده‌تر خواهند شد.

متاسفانه در اینجا فعالیت‌های ناقص و نه چندان موثر کارمندان، علاوه بر حجم زیاد داده و دسترسی محدود به همه‌ی این اطلاعات، ممکن است باعث دلسردی و کاهش بازدهی آن‌ها شود و بازدهی شرکت را نیز پایین بیاورد‌‌.

اگر قصد دارید کارمندان خود را به همکاری بیشتر تشویق کنید و حس رقابت در آن‌ها به وجود بیاورید، باید هوش تجاری را به آن‌ها معرفی کنید. این موضوع به کارمندان کمک می‌کنند تا بتوانند تصمیم‌های مهم و تعیین کننده‌ای برای شرکت بگیرند. استفاده از این هوش همچنین باعث می‌شود که افرادی که در شرکت شما رفت و آمد می‌کنند، دیدگاه خوبی نسبت به این سازمان پیدا کنند.

شما با استفاده از هوش تجاری می‌توانید اطلاعات را سازماندهی و سفارشی سازی کنید تا برای همه کارمندان به وضوح نمایش داده شود. تصویرسازی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، تجزیه و تحلیل و معیارها می‌توانند تصمیم گیری مبتنی بر داده را تسهیل کند.

احتمالا می‌خواهید بدانید که هوش تجاری چگونه بازدهی شرکت را ارتقا و نتیجه‌ی کار و تلاش کارمندان را به آن‌ها نشان خواهند داد؟ در این قسمت مهمترین مزایای استفاده از هوش تجاری و ابزارهای آن را بیان می‌کنیم.

 

دسترسی به موقع به اطلاعات

از جمله مزایای ابزارهای هوش تجاری، دسترسی سریع و آسان به اطلاعاتی است که بر کارایی و بازدهی کارمندان شما تاثیر می‌گذارد. کارمندان به جای اتلاف وقت برای جستجو یا بدتر از آن، حدس و گمان در مورد داده‌های کلیدی، در هر زمان می‌توانند داده‌هایی که برای ارزیابی عملکرد شرکت لازم باشد را، به راحتی دریافت کنند. همچنین داشبوردهای کسب و کار اگر خوب و دقیق برنامه ریزی شده باشند، آپدیت‌هایی را برای گزارش‌‌های شرکت فراهم می‌کنند و موجب صرفه جویی در وقت و ذخیره‌ منابع ارزشمند می‌شوند. این باعث می‌شود که کارمندان در انجام امور شرکت سریع‌تر تصمیم‌گیری کنند و روحیه و بهره‌وری آن‌ها افزیش یابد.

بر اساس گزارشی از دانشگاه بوستون، ۴۷٪ از متخصصان ادعا می‌کنند که در دسترس نبودن اطلاعات و داده‌ها در روند تصمیم گیری کارمندان مشکل ایجاد می‌کند. هوش تجاری، داده‌هایی را ارائه می‌دهد که بر اساس آن افراد حرفه‌ای می‌توانند در امور شرکت آگاهانه تصمیم بگیرند و کارایی آن را افزایش دهند. علاوه بر این، BI یا هوش کسب و کار می‌تواند سوابق خریدهای شرکت و رفتارهای مشتری را بررسی کند و به شما کمک کند تا تصمیم‌های فوری و سریعی در مورد خدمات مشتری و تأثیرات بالقوه آن بر شرکت، کارمندان و سهام‌داران بگیرید.

 

 

تصمیم گیری مبتنی بر داده

پیش از ارائه تجزیه و تحلیل پیشرفته‌ی داده‌ها، رهبران تجارت با هم مشورت می‌کردند تا بفهمند چگونه می‌توانند فرآیندهای کسب و کار را به بهترین نحو بهبود ببخشند. امروزه نرم‌ افزارهای پیشرفته، راه حل‌های منحصر به فردی را در مورد فرآیندهای شرکت به مدیران ارائه می‌دهند. تصمیم گیری مبتنی بر داده به یک امر عادی تبدیل شده است و ابزارهای هوش تجاری مدیران را به روز نگه می‌دارند. همچنین تصمیماتی که بر اساس این نرم افزارها گرفته می‌شود بر پیش ‌بینی فروش، برنامه ریزی بودجه، پاداش و رضایت مندی کارکنان و مشتری تأثیر می‌گذارد.

بسیاری از این تجزیه و تحلیل‌ها می‌تواند منجر به ارتقای شرکت شود. علاوه بر این، ابزارهای BI به عنوان بستری برای ایجاد گزارش‌های هوشمند، شاخص‌های کلیدی عملکرد و داشبوردها عمل می‌کنند تا فعالیت‌های کارمندان را در یک صفحه نگه دارند و به آن‌ها کمک می‌کنند تا طبق آن عمل کنند.

تمام کاری که شما به عنوان مدیر باید انجام دهید این است که گزارش‌های خود را با کارمندان به اشتراک بگذارید و به آن‌ها اجازه دهید تا به داشبوردهای هوش تجاری شما دسترسی داشته باشند. ارتباط شفاف، رمز رضایت و انگیزه کارمندان یک شرکت می‌باشد.

 

عملکرد بهتر کارمندان در محل کار

از جمله عناصری که بر بازدهی کارمندان تأثیر منفی می‌گذارد، نداشتن اهداف مشخص و روحیه برای تعیین هدف است. کار بیش از حد، خستگی زیاد، ناامیدی و کنترل کردن زیاد کارمندان، قدرت تصمیم گیری صحیح و فوری را از آن‌ها می‌گیرد. با این حال، هوش تجاری می‌تواند کارمندان و مدیران را وادار کند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنند و سریع‌تر خود را با تغییرات مختلف در محل کار وفق دهند. به این ترتیب، هر یک از کارمندان نسبت به عملکرد خود در شرکت احساس مسئولیت خواهد کرد.

همچنین کارکنان شرکت از نظر ذهنی و جسمی بهتر عمل می‌کنند و بنابراین، شرکت هم به نوبه خود مزیت رقابتی پیدا می‌کند. داشبوردهای هوش تجاری ممکن است زنجیره فرماندهی را وارونه جلوه دهند و به جای مدیریت از بالا به پایین، بیشتر تصمیمات بر عهده‌ی مدیران مشاغل و کسانی که نقش مستقیمی در ارائه خدمات به مشتری دارند و دارای استقلال عمل هستند، خواهد بود. بنابراین، یک افزایش فوری در بهره‌وری، کیفیت کار و رضایت مشتری ایجاد خواهد شد.

همچنین کارایی کارمندان به دلیل حذف کارهای زمان بَر، پیش پا افتاده و اضافی مانند جمع‌ آوری داده‌ها از مکان‌های مختلف افزایش می‌یابد. چون ‌آن‌ها از طریق ابزارهای هوش تجاری تمام اطلاعات مهم مورد نیاز را در دسترس دارند و تمرکز کردن روی کارهای مهم، باعث فعالیت موثر و احساس رضایت بیشتر آن‌ها می‌شود.

 

سخن پایانی

در نهایت، تجزیه و تحلیل هوش تجاری از داده‌های اصلی، باعث می‌شود شما به جای حدس زدن، برداشت‌های اشتباه و پیروی کردن از حس خود بتوانید از راه حل‌ های مختلف و کار آمدی برای کسب و کار خود استفاده کنید. این انقلاب علمی که در هوش تجاری اتفاق افتاده، می‌تواند تجارت شما را در هر مرحله قوی‌تر و کار آمدتر ‌کند و باعث می‌شود پول و کارمندان زیادی داشته باشید و از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنید.

به هر حال، وقتی آینده‌ی شرکت شما در معرض خطر است، آیا ترجیح می‌دهید به احساس یک مدیر توجه کنید یا به مجموعه‌ای جامع از داده های آماری اعتماد داشته باشید که می‌تواند روند گذشته را تجزیه و تحلیل کرده و نتایج احتمالی آینده را پیش بینی کند؟ شما تا چه حد حاضرید یک احساس را به تجزیه و تحلیل آماری ترجیح دهید؟

همان‌ طور که مشاهده کردید اهمیت هوش تجاری در سازمان ها را نمی‌توان نادیده گرفت. ابزار هوش تجاری به شما اجازه خواهند داد تا در مورد شرکت خود ریسک نکنید و منطقی ترین تصمیمات را برای ارتقای سازمان خود بگیرید.