به‌طور کلی از حاکمیت داده می‌توان به‌عنوان هسته مرکزی استراتژی مدیریت داده یاد کرد. در این سیستم، سازمان‌ها باید به‌جای توجه به خود داده، روی اهداف تجاری برنامه حاکمیت آن تمرکز کنند.
در این مقاله به شما توضیح می‌دهیم اصلاً حاکمیت داده چیست، دلیل اهمیت آن در تجارت، کارکرد آن چگونه است و چه مزایا و چالش‌هایی دارد. همچنین نگاهی به ابزارها و نرم‌افزارهای مربوط به مدیریت داده میندازیم.
حاکمیت داده چیست؟
در جواب اینکه حاکمیت داده چیست باید گفت حاکمیت داده نوعی فرآیند مدیریتی در سیستم‌های سازمانی است. این مفهوم میزان دسترسی، یکپارچگی، امنیت و کاربردی بودن سیستم‌های سازمانی را مدیریت می‌کند. این کار بر اساس استانداردهای داده‌های داخلی و سیاست‌های سازمانی خاصی قابل انجام است. استانداردها و سیاست‌هایی که وظیفه نظارت بر استفاده از داده را نیز به عهده دارند.
در حاکمیت داده افراد وظیفه دارند از قابل اعتماد بودن و ثبات داده‌ها اطمینان حاصل کنند. همچنین باید طوری از داده‌ها حفاظت کنند که از آنها سوء استفاده نشود. این موضوع در حوزه داده‌ها بسیار اهمیت دارد، زیرا سازمان‌ها روز به روز باید مقررات جدیدی برای حفظ حریم خصوصی داده‌ها وضع کنند. مقرراتی که عملکرد تجارت را بهبود می‌دهند و منجر به تصمیم‌گیری‌های بهتر خواهند شد.
بخش‌های مختلف حاکمیت داده و وظایف آنها
برنامه حاکمیت داده شامل گروه‌های مختلفی است. این گروه‌ها عبارتند از: کمیته راهبری (هیئت حاکمه)، تیم حاکمیت و گروهی از مسئولان داده.
کار این گروه‌ها ایجاد استانداردها و سیاست‌های لازم برای حاکمیت داده است. علاوه بر این مسئولان داده وظیفه دارند دستورالعمل‌های ضروری در حاکمیت داده را اجرا کنند.
سایر افراد و گروه‌هایی که در حاکمیت داده نقش دارند شامل مدیران اجرایی، نمایندگان تجاری، گروه IT و مدیریت داده می‌شوند.
حاکمیت داده چه اهمیتی دارد؟
حاکمیت داده از مباحث مهم سازمانی و تجاری است. بدون وجود حاکمیت موثر، داده‌ها در سیستم‌های مختلف سازمان دچار ناسازگاری و تناقض می‌شوند. برای مثال، فهرست اسامی مشتریان در بخش‌های فروش، تدارکات و خدمات به هم می‌ریزد.
این مشکلات یکپارچگی داده‌ها را از بین می‌برند. درنتیجه دقت هوش تجاری (BI) پایین می‌آید و سیستم گزارش‌دهی و برنامه‌های تحلیلی نیز به مشکل برمی‌خورند. همچنین سیستم حاکمیت داده ضعیف منجر به نقض مقررات لازم برای حفظ حریم خصوصی داده‌ها خواهد شد.
حاکمیت داده سازمانی معمولاً تعاریف بهتری را برای توضیح داده‌ها ارائه می‌دهد. با وجود حاکمیت، داده‌ها به شکل استاندارد در می‌آیند. این داده‌های استاندارد در همه سیستم‌های تجاری به کار می‌روند. آنها ثبات داده‌ها را از نظر تجاری و کاربردهای توافقی افزایش می‌دهند.
هدف حاکمیت داده چیست؟
هدف اصلی حاکمیت داده در سازمان‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌های موجود در سیلوی اطلاعات (Data Silos) است. مخزن داده همان طور که از اسمش پیداست جایگاهی برای جمع‌آوری داده است که در سازمان‌ها قرار دارد و توسط واحد تجاری متفاوتی اداره می‌شود.
مخزن داده زمانی تشکیل می‌شود که واحدهای تجاری، سیستم‌های جداگانه‌ای را برای پردازش معاملات در سازمان مستقر کرده، بدون اینکه از قبل هماهنگی‌های لازم را ایجاد و داده‌های سازمانی را طراحی کنند. اینجاست که حاکمیت داده نقش خود را ایفا می‌کند. حاکمیت داده، بین داده‌های موجود در این سیستم‌ها و سهامداران واحدهای تجاری مختلف هماهنگی به وجود می‌آورد.
حاکمیت داده همچنین ضمانتی برای استفاده مناسب از داده‌هاست. این شیوه مدیریتی اجازه نمی‌دهد در سیستم خطا به وجود آید و از سوء استفاده احتمالی از اطلاعات مشتریان و اطلاعات مهم دیگر جلوگیری می‌کند.
این هدف با تنظیم سیاست‌های یکپارچه برای استفاده از داده و نظارت بر اجرای درست آن سیاست‌ها قابل دستیابی است. علاوه بر موارد گفته شده، حاکمیت داده از روش‌هایی برای جمع‌آوری داده استفاده می‌کند که طبق مقررات حفظ حریم خصوصی باشند.
مزایای حاکمیت داده در سازمان‌ها
در بالا درباره اینکه حاکمیت داده چیست، چرا مهم است و چه اهدافی دارد اطلاعات جامعی به شما دادیم. حال می‌خواهیم بررسی کنیم که وجود حاکمیت داده چه مزیت‌هایی دارد. ویژگی‌های فوق‌العاده حاکمیت داده آن را تبدیل به رکن مهمی در سازمان‌ها کرده است. مزایای این فرآیند شامل موارد زیر می‌شود:
- رعایت بهتر مقررات
- تجزیه و تحلیل دقیق‌تر
- داده‌های با کیفیت‌تر
- دسترسی بهتر به داده‌ها
- کاهش هزینه مدیریت داده
- دادن اطلاعات بهتر به مدیران اجرایی
- تصمیم‌گیری تجاری بهتر
در نهایت همه این ویژگی‌ها و مزایا باعث سودآوری بیشتر برای سازمان و افزایش درآمد می‌شود.
عناصر تشکیل دهنده چهارچوب حاکمیت داده چیست؟
برنامه حاکمیت داده از عناصر مختلفی تشکیل می‌شود؛ از جمله قوانین، سیاست‌ها، فرآیندها، ساختارهای سازمانی و فناوری. یکی دیگر از مولفه‌های حاکمیت داده ارائه بیانیه ماموریت، اهداف و ارزیابی میزان موفقیت یک برنامه است. در کنار این موارد، درباره مسئولیت‌ها و عملکرد قسمت‌های مختلف برنامه نیز تصمیم‌گیری خواهد شد.
چهارچوب فعالیت حاکمیت داده باید با همه اعضای داخلی سازمان به اشتراک گذاشته شود. در این صورت همه از نحوه کارکرد آن مطلع خواهند شد و از قبل می‌دانند چه روندی قرار است انجام شود.
همانطور که قبلاً اشاره کردیم فناوری نیز در این فرآیند نقش دارد. نرم‌افزارهای حاکمیت داده باعث می‌شوند برنامه مدیریت داده به‌صورت خودکار پیش رود. این ابزارها همیشه در چهارچوب حاکمیت داده استفاده نمی‌شوند، اما به پیشرفت این روند کمک بسیاری می‌کنند. برای مثال:
- از جریان و برنامه مدیریت داده پشتیبانی می‌کنند؛
- با عناصر دیگر همکاری و تعامل دارند؛
- سیاست‌های پیشرفته‌تری ارائه می‌دهند؛
- روند ارائه اسناد را بهبود می‌بخشند؛
- به ساخت کاتالوگ داده و سایر عملیات کمک می‌کنند.
این ابزارها را می‌توان همراه با ابزارهای کیفیت داده، مدیریت فراداده و مستر داده (MDM) نیز استفاده کرد.
راهنمای اجرای حاکمیت داده
اولین قدم برای اجرای حاکمیت داده تشخیص مسئولان هر بخش از سازمان است. در مرحله بعد، مدیر ارشد طراحی، مدیر اجرایی یا مدیر مربوطه دیگر وظایف خود را انجام می‌دهد. او باید ساختار برنامه را طراحی، گروه حاکمیت داده را هدایت، مسئولان داده را تعیین کند و کمیته حاکمیت را تشکیل دهد.
وقتی ساختار اصلی شکل گرفت، تازه اصل ماجرا شروع می‌شود. در این مرحله استانداردها، سیاست‌ها و قوانین استفاده از داده‌ها تنظیم می‌شوند.
همچنین باید بخشی برای نظارت و رسیدگی به انجام کارها طبق سیاست‌های داخلی و خارجی به وجود آید. این بخش ضمانتی برای قرار گرفتن حاکمیت در مسیر درست رسیدن به اهداف تجاری است. علاوه بر این گروه حاکمیت روی رسیدگی به اسناد مربوط به داده‌ها، منابع، محل ذخیره و تامین امنیت آنها تمرکز دارد.
ممکن است اقدامات دیگری نیز در حاکمیت داده صورت گیرد. این اقدامات به شرح زیر هستند:
طراحی مسیر و سازمان بندی داده
طراحی مسیر برای داده به ثبت و سازمان‌بندی آنها کمک می‌کند. با این کار می‌توان داده‌های مختلف را بر اساس عوامل مختلف دسته‌بندی کرد؛ برای مثال، آنها را در گروه‌های اطلاعات شخصی یا داده‌های مهم و حساس قرار داد. مرتب کردن داده‌ها بستگی به نحوه رعایت سیاست‌ها دارد.
واژه نامه تجاری
واژه‌نامه تجاری فهرستی است که شامل اصطلاحات، مفاهیم تجاری و تعاریف آنها می‌شود. به‌طور کلی همه عنصرهای موجود در سازمان در این واژه‌نامه توضیح داده می‌شود. برای مثال، تعریف مشتری فعال چیست؟
به طورکلی جمع‌آوری کلمات و اصطلاحات رایج در یک واژه نامه مشخص به پیشبرد بهتر اهداف تجاری سازمان شما کمک می‌کند.
کاتالوگ داده
کاتالوگ داده شامل فراداده‌های جمع‌آوری شده از سیستم‌های مختلف است. با استفاده از این داده‌ها می‌توان فهرستی مرتب از موجودی و منابع داده‌ها تهیه کرد. فهرست گفته شده پیشینه داده، عملکرد آن در جستجو و ابزارهای تعاملی داده را نشان می‌دهد. در کاتالوگ اطلاعات دیگری را هم نمایش داده می‌شود، از جمله سیاست‌های حاکمیت داده و مکانیسم‌های خودکار.
بهترین روش برای مدیریت عناصر مختلف حاکمیت داده
گاهی حاکمیت داده در مورد نحوه به‌کارگیری و مدیریت داده سختگیری می‌کند. این موضوع برای سازمان‌ها چالش برانگیز است.
تحلیلگران داده و کاربران تجاری باید درباره حاکمیت داده آموزش ببینند. آموزش عنصری جدانشدنی در این فرآیند است. این افراد با قوانین استفاده از داده، مقررات مربوط به حفظ حریم خصوصی و مسئولیت‌های خود آشنا می‌شوند.
از مولفه‌های ضروری دیگر در مدیریت عناصر حاکمیت داده می‌توان به برقراری ارتباط مداوم با مدیران اجرایی، مدیران تجاری و مصرف کنندگان سازمان اشاره کرد. حفظ این رابطه برای پیشبرد برنامه حاکمیت داده واجب است و از طریق ارائه گزارش، ایمیل، خبرنامه، کارگاه گروهی و غیره انجام می‌شود.
پس بهترین روش برای مدیریت عناصر حاکمیت داده چیست؟ طبق گزارش‌های منتشر شده بهترین روش برای مدیریت عناصر مختلف حاکمیت داده باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- متمرکز بودن بر ارزش تجاری و نتایج سازمانی؛
- اعتمادسازی و تنظیم حاکمیت داده‌ها بر اساس منابع و مرتب‌سازی داده‌ها؛
- توافق جمعی بر مورد اعتماد بودن داده‌ها و گرفتن تصمیم درست؛
- تصمیم‌گیری شفاف بر مبنای اصول اخلاقی؛
- آموزش پیوسته، ارزیابی و نظارت بر تاثیرگذاری روش‌های آموزشی؛
- مدیریت ریسک و محافظت از امنیت داده‌ها؛
- جا انداختن فرهنگ کار گروهی و همکاری موثر.
اکثر سازمان‌های موفق این موارد را در استراتژی حاکمیت داده خود به کار می‌گیرند.
چالش‌های حاکمیت داده چیست؟
معمولاً برداشتن اولین قدم‌ها برای اجرای حاکمیت داده با سختی بیشتری همراه است. وجود اختلاف نظر درباره ماهیت داده‌های سازمانی، این روند را سخت‌تر می‌کند. اختلاف نظرها درباره هر چیزی می‌توانند باشند، از جمله محصولات یا مشتریان. بنابراین این مشکلات باید در فرآیند حاکمیت داده حل شوند.
مدیران و مسئولان صاحب نظر باید برسر ساختار به توافق برسند؛ این تصمیم‌گیری مسئولیت بزرگی دارد. به همین دلیل کمیته حاکمیت داده به دستورالعمل مشخصی برای حل اختلاف نیاز دارد. در ادامه مشکلات و چالش‌های دیگری را که ممکن است در حاکمیت داده به وجود آید، به شما معرفی می‌کنیم.
درست نشان دادن ارزش تجاری سازمان
ارائه نمونه اولیه فرآیند حاکمیت داده بسیار چالش برانگیز است. برای ایجاد بهترین وجهه تجاری برای برنامه حاکمیت داده خود باید داده‌ها را مرتب ثبت کنید و اهداف تجاری مورد نظرتان را اولویت‌بندی کنید.
در عین حال برای درست نشان دادن ارزش تجاری سازمان خود باید از معیارهای قابل ارزیابی استفاده کنید. این معیارها بیشتر از همه در سنجش میزان پیشرفت کیفیت داده کاربرد دارد. برای مثال، داده‌های مربوط به خطاهای حل شده در هر فصل و درآمدی که با رفع آن خطاها در جیب سازمان می‌ماند.
معیارهای دیگری هم برای ارزیابی وجود دارند. این معیارها میزان کیفیت، دقت، نرخ خطاها، کامل بودن و انسجام داده‌ها را ارزیابی می‌کنند.
حمایت از تجزیه و تحلیل خودکفا
هوش تجاری و تجزیه و تحلیل خودکفا برای سازمان‌ها مشکلات تازه‌ای به وجود می‌آورد، زیرا با وجود این فناوری‌ها داده‌های بیشتری در اختیار مصرف‌کنندگان سازمان‌ها قرار می‌گیرد.
فرآیند حاکمیت تضمین می‌کند که داده‌ها به‌صورت دقیق در دسترس مصرف‌کنندگان خودکفا قرار گیرند. مصرف کنندگان شامل تحلیلگران تجاری، مدیران اجرایی یا محققان داده می‌شوند که نباید از داده‌ها سوء استفاده کرده و قوانین حفاظت از حریم شخصی و امنیت داده‌ها را نقض کنند.
نظارت بر کلان داده
راه‌اندازی سیستم کلان داده مشکلات و ملزومات بیشتری برای حاکمیت داده به دنبال دارد. در گذشته برنامه حاکمیت داده بیشتر روی ذخیره مرتب داده‌ها در پایگاه داده مربوطه متمرکز بود. امروزه ساختارهای مختلفی در این حوزه درگیر هستند.
کلان داده امروزی بیشتر شامل ترکیبی از داده‌های سازمان یافته، سازمان نیافته و نیمه سازمان یافته می‌شود. علاوه بر داده‌های گفته شده این سیستم به روز شده دارای انواع مختلفی از پلتفرم‌های داده، مثل سیستم‌های، Hadoop، Spark و NoSQL و فضاهای ابری برای ذخیره داده هستند. مجموعه کلان داده‌ها معمولاً ابتدا به‌صورت خام ذخیره می‌شوند و سپس از فیلترهای مختلف عبور می‌کنند و تحلیل خواهند شد.
معرفی ارکان اصلی حاکمیت داده
حاکمیت داده بر اساس بسیاری از جنبه‌های اصلی فرآیند مدیریت داده شکل می‌گیرد. اگر می‌خواهید بدانید ارکان اصلی حاکمیت داده چیست، ادامه متن را از دست ندهید. ارکان حاکمیت داده عبارتند از:
- نظارت داده و حفاظت از آن
- کیفیت داده
- مدیریت داده‌های مستر (Master data)
- بررسی کاربرد حاکمیت داده
حاکمیت داده دریچه‌ای به‌سوی مدیریت داده بهتر
استراتژی مدیریت داده بدون وجود حاکمیت داده آن طور که باید عمل نمی‌کند. برای پیشبرد اهداف سازمانی و تجاری به بهترین نحو باید از حاکمیت داده کمک گرفت.
در این مقاله یاد گرفتیم فرآیند مدیریتی حاکمیت داده چیست و چرا تا این حد در سازمان‌ها اهمیت دارد. تنها با وجود حاکمیت داده می‌توان تجارتی باارزش طبق مقررات و قوانین تصویب‌شده شکل داد. بی‌شک بدون وجود این مقررات نظم هر سازمان برهم می‌ریزد. حاکمیت داده دریچه‌ای به‌سوی ارائه داده‌های باکیفیت‌تر و امن‌تر است.
