داشبورد (BI) مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی ابزاری است برای ارائه کلیه KPI های مدیریتی مهم در یک مکان واحد به روشی کارآمد و توانمندسازی مدیریت برای تصمیم گیری سریع و مبتنی بر داده براساس جدیدترین اطلاعات، مورد استفاده قرار می گیرد.

 مفهوم داشبورد مدیریتی در کسب و کار از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، شرکت‌ها باید با این مفهوم آشنا شوند. در ادامه به توضیح کامل این موضوع خواهیم پرداخت.

 

 

داشبورد هواپیما یا خودرو اطلاعاتی مانند سرعت و آر پی ام (تعداد چرخش موتور در دقیقه) میزان سوخت و سایر موارد را در اختیار خلبان یا راننده می‌گذارد. بنابراین آن‌ها می‌توانند بدون اینکه چشم خود را از باند یا مسیر بردارند به سرعت با استفاده از این اطلاعات بهترین تصمیم را بگیرند.

مدیران سازمان‌ باید ضمن کنترل روزانه فعالیت‌ها از اخبار مهم کسب و کار خود نیز آگاه باشند. این داشبورد به آن‌ها اجازه می‌دهد تا با اطلاعات موثقی که دریافت می‌کنند به سرعت تصمیمات مهم و حیاتی بگیرند.

 

آشنایی با داشبورد مدیریتی

داشبورد مدیریتی به صورت گرافیکی تهیه می‌شود و تمام شاخص‌های اصلی عملکرد کسب و کار (KPI) را در یک طرح آماری نشان می‌دهد. داشبوردهای مدیریتی قابل درک هستند و با مدیران شرکت تا سطح C به اشتراک گذاشته می‌شوند. به این ترتیب، این افراد می‌توانند اهداف، سیستم‌ها، KPI و موارد مختلف و مهم را مشاهده کنند.

این داشبوردهای BI به مدیران کمک می‌کنند تا فرآیند و بهبود عملکرد شرکت را پیگیری کنند. بنابراین، قادر خواهند بود تا تصمیمات مبتنی بر داده را در مورد اهدافی که در کسب و کار دارند، به درستی پیش ببرند. داشبورد مدیریتی ممکن است شامل نمودارها، تصاویر، جدول‌ها، ارقام و داده‌های مطالعات موردی یا ترکیبی از این موارد باشد. این داشبورد‌ها ابزارهای اساسی برای فرآیندهای مدیریتی کارآمد هستند و به طور گسترده‌ به اشتراک گذاشته و دیده می‌شوند.

 

چرا به این داشبوردها نیاز داریم؟

داشبوردهای مدیریتی، کلیه‌ی فعالیت‌های کسب و کار را به صورت بصری برای مدیران ساده و قابل مفهوم می‌کنند و آن‌ها می‌توانند تصویری از فرآیند کسب و کار داشته باشند و هر سال یا سه ماه یکبار، از جزئیات بهبود یا شکست عملکرد تیم آگاه شوند. شما به عنوان مدیر با در نظر گرفتن موارد بصری، اعداد، جدول‌ها و نمودارها هیچ گونه داده‌ی اشتباه و غلطی را دریافت نخواهید کرد. در اینجا بررسی خواهیم کرد که چه مواردی را باید در داشبورد مدیریتی خود قرار دهیم تا تیم اجرایی بهترین استفاده را از آن ببرد.

 

۶ مورد از معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد

تا اینجا حتما متقاعد شده‌اید که یک داشبورد مدیریتی ایجاد کنید.اما شاید شما از نوع محتوای مورد نیاز برای این کار، آگاه نباشید. به همین دلیل، در ادامه موارد مهم را برای شما نام می‌ببریم.

1. هزینه جذب مشتری (CAC)

2. شاخص‌های وضعیت قرمز و سبز (RAG)

3. مقایسه‌ی عملکرد کنونی شرکت نسبت به سه ماه گذشته

4. مدت زمانی که کاربر سایت شرکت را مشاهده می‌کند

5. سود و زیان ماهانه

6. درآمد واقعی و سطح درآمد مورد انتظار

در اینجا قصد داریم شاخص هزینه جذب مشتری و رشد سود دهی را با جزئیات کامل توضیح دهیم.

 

۱.هزینه جذب مشتری (CAC)

هزینه جذب مشتری (CAC) هزینه به دست آوردن مشتری جدید یا مجموع پولی است که تیم شما برای بازاریابی، جذب و ترغیب مشتری به منظور فروش کالای خود خرج می‌کند. از آنجا که این کار می‌تواند هزینه زیادی برای تیم شما داشته باشد، شما باید تا جایی که می‌توانید، درست ترین روش را در پیش بگیرید.

حتی اگر شما پول زیادی به دست می‌آورید ولی هزینه جذب هر مشتری را در نظر نمی‌گیرید، سود خالص شما ممکن است کمتر از آنچه شما تخمین می‌زنید، باشد. مایکل دی. براون از موسسه Fresh Results در این مورد توضیح می‌دهد. به اعتقاد او ضررهای وارد شده به شرکت می‌توانند باعث رشد و پیشرفت کسب و کار شما شوند. ممکن است مشتری از شما خرید کند، شاید هم تعداد فروش و درآمد شما زیاد شود، اما اگر شما ندانید که چقدر برای جذب مشتری و کالای فروخته شده هزینه کردید، در عملکرد و میزان سود شما بی نظمی ایجاد می‌شود.

احتمالا این سوال در ذهن شما شکل بگیرد: اگر در حال کسب درآمد هستیم آیا واقعا مهم است که هزینه جذب مشتری جدید را بدانیم؟ بله دانستن این موضوع کاملا ضروری است. چرا؟ چون همان طور که براون توضیح داد هنگامی که CAC را بشناسید خواهید فهمید که آیا حمایت از مشتری ویژه واقعا ارزش این کار را دارد یا نه.

با داشتن شاخص CAC و با توجه به ارزش طول عمر مشتری (CLV) اندازه گیری شده، می‌توانید متوجه شوید که کدام کانال‌های جذب مشتری برای شما مفید هستند و کدام یک نیاز به بازنگری کامل یا جزئی دارند. اگر هزینه یکی از روش‌های جذب مشتری بیشتر از ارزش خالص آن باشد باید هزینه‌های خود را کاهش دهید تا سود خود را به سطح مناسب برسانید. همچنین، شما باید از این موضوع آگاه باشید که شاخص هزینه‌ی جذب مشتری شاخص ساده‌ای محسوب نمی‌شود، اما بسیار کامل و جامع است.

 

۲. شاخص وضعیت قرمز و سبز (RAG)

شاخص‌ وضعیت RAG یک محیط بصری و مناسب برای داشبورد (BI) مدیریتی شما فراهم می‌کند. این شاخص از طریق رنگ‌های قرمز‌، زرد و سبز مشخص می‌سازد که مشتریان از کدام پروژه‌ها و محصولات، بیشتر استقبال کرده‌اند. گاهی اوقات آن‌ها به عنوان چراغ راهنمایی نیز شناخته می شوند:

قرمز: نامطلوب، منفی، نیاز به اقدام فوری دارد.

زرد: خنثی، به صورت طبیعی به فعالیت خود ادامه دهید.

سبز: مطلوب، مثبت، به اقدامات فوری کمتری نیاز دارد.

آدام چیس در این باره می‌گوید که شاخص‌های این سه رنگ به شما کمک می‌کنند تا بتوانید مواردی را که بیشتر از همه باید به آن‌ها بپردازید، اولویت بندی کنید. مدیران سازمان‌ها معمولا مشغول کارهای خود هستند و زمان کافی برای تجزیه و تحلیل این گونه موارد ندارند. داشبورد مدیریتی به سرعت اطلاعات مهم را منتقل می‌کند و این رنگ‌ها به مدیران کمک می‌کند تا مسائلی را که باید روی آن‌ها تمرکز داشته باشند، شناسایی کنند. همچنین این شاخص به سادگی و به صورت بصری شما نشان می‌دهد که چه بخش‌هایی از شرکت بهبود پیدا کرده، هیچ تغییری نکرده و یا در حال رکود است.

یکی از موارد مهمی که شما باید به آن توجه کنید این است که داشتن شاخص RAG در داشبورد مدیریتی اهمیت زیادی دارد; زیرا آن‌ها به تیم کمک می‌کنند تا سریع روی مشکل تمرکز کرده و آن را حل کنند. اگر این شاخص اندازه ‌گیری رنگ سبز را نشان دهد، به شما اجازه خواهد داد تا به شاخص‌های قرمز توجه بیشتری کرده و مشکلات را برطرف کنید. داشتن نمودارهای مختلف روی صفحه بسیار کمک کننده است اما، شما برای ارزیابی عملکرد خود باید یک نمای کلی از اهداف خود نیز داشته باشید.