قبل از اینکه جایگاه BI در DSS را بررسی کنیم، با تعریف سیستم پشتیبانی تصمیم و انواع آن به صورت کامل آشنا خواهیم شد.

به طور کلی سیستم پشتیبانی تصمیم (DSS) یک برنامه نرم افزاری تحلیلی است که برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها به منظور تصمیم گیری بهتر استفاده می‌شود.

انواع مختلفی از سیستم‌ها وجود دارد، از هوش کسب و کار مدرن گرفته که از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای ارائه بینش و تجزیه و تحلیل برای عملکرد انسان استفاده می‌کنند تا سیستم‌های DSS یا پشتیبانی تصمیم گیری که مدل محور هستند و از معیارهای از پیش تعیین شده برای انجام محاسبات خودکار و ارائه بهترین تصمیمات بهره می‌برند. در همه‌ی این موارد، سیستم پشتیبانی به عنوان ابزاری برای حل مسئله‌ی فوری استفاده می‌شود و کارایی، ساده سازی عملیات، برنامه ریزی و مدیریت شرکت را بهبود می‌بخشد.

اصول کلی سیستم پشتیبانی از تصمیم

قواعد اصلی سیستم پشتیبانی تصمیم در قرن گذشته در موسسه فناوری کارنگی (Carnegie Institute of Technology) شکل گرفت و با آغاز تئوری تصمیم گیری سازمانی، اصول کلی این سیستم نیز به وجود آمد. این تئوری نشان داد که اگرچه غریزه و باورهای انسان اغلب به او کمک می‌کنند تا تصمیم‌های خوبی بگیرد اما، موارد متعدد و زیادی وجود دارد که ثابت می‌کند تصمیمات مبتنی بر باور که توضیح قطعی برای آن‌ها وجود ندارد، می‌توانند باعث خطا و اشتباه انسان‌ها شوند.

به جای اینکه تنها غریزه انسانی را به کار بگیریم، محققان زیادی مفهوم استفاده از سیستم‌های اطلاعات اجرایی را ایجاد کردند تا داده‌های سازمانی را آنالیز کرده و به این ترتیب، از تصمیم‌گیری‌های انسان حمایت کنند. با گذشت زمان و با بهبود قابلیت‌های کامپیوتری، این رویکرد گسترش یافت. این شیوه شامل استفاده از نرم افزار پیچیده‌ای بود که فرایندهای تجاری را مدل سازی می‌کرد و به کاربران امکان ارزیابی نتایج عملکردهای مختلف خود را می‌داد. بنابراین، با استفاده از این سیستم می‌توانید متوجه شوید که کدام یک از متدها یا برنامه‌ها بهترین بازده بیزینسی را به شما ارائه می‌دهد.

۳  مولفه‌ی کلیدی سیستم پشتیبانی از تصمیم

قبل از رواج DSS مدیران سازمان‌ها عمدتاً به تجربه و آموزش حرفه‌ای خود متکی بودند و از دانش و تجربه خود برای استفاده‌ی متفکرانه از بینش و آگاهی مدرنی که پلتفرم تحلیل داده به آن‌ها می‌داد، استفاده می‌کردند. سیستم‌های پشتیبانی تصمیم از طریق سازمان دهی داده‌های شرکت، تجزیه و تحلیل و ارائه داده‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا تصمیم‌های بهتری بگیرند. با استفاده از این سیستم، نتایج عملکردها دقیق تر پیش بینی می‌شوند و مدیران می‌توانند بر اساس بهترین اطلاعات موجود تصمیمات تاثیرگذاری در کسب و کار خود بگیرند.

سه مولفه‌ی اصلی که چارچوب سیستم پشتیبانی تصمیم را مشخص می‌کنند، مدیریت مدل، داده‌های سازمانی (پایگاه دانش) و رابط کاربری هستند. اکنون می‌خواهیم هر یک را به طور خلاصه بررسی کنیم.

1. مدیریت مدل:

توسعه‌ی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای تصمیم گیری‌های موثر در سازمان‌ها به ویژه تصمیماتی که به طور مداوم در شرکت گرفته می‌شوند، امری ضروری است. زیرا می‌توان از طریق این شاخص‌ها، میزان عملکرد شرکت را برای رسیدن به اهداف، ارزیابی و پیشرفت‌ها در طول زمان اندازه گیری کرد. سپس این شاخص‌های کلیدی عملکرد معیارهای تصمیم گیری را برای مدل‌های اطلاعاتی شکل می‌دهند و در نهایت، این مدل‌ها شما را به سمت تصمیمات درست به منظور ارتقای شرکت راهنمایی می‌کنند. داشتن مدل‌ مانند ستون ثابتی است که هر کسب و کاری برای حفظ موقعیت و ادامه‌ی کار و موفقیت به آن نیاز دارد. مدل‌ها را می‌توان با قوانین کد گذاری شده‌ی رسمی در نرم‌افزار DSS یا توسط تجزیه و تحلیل پلتفرم هوش کسب و کار (BI) استفاده کرد.

2. داده‌های سازمانی یا پایگاه دانش:

قبل از استفاده از سیستم پشتیبانی تصمیم، داده‌های خام باید به اطلاعاتی ساده، دقیق و به روز تبدیل شوند. سپس داده‌ها در محلی مانند دریاچه داده یا انبار داده که از یک لیست دیتای سازمان‌دهی شده استفاده می‌کنند، ذخیره می‌شوند.

3. رابط کاربری:

اگر تاکنون جدول‌های متراکمی از اعداد را مشاهده کرده باشید، می‌توانید درک کنید که چرا داشتن یک روش ساده تر و کاربرپسند (User-Friendly) برای مصرف داده بسیار ضروری است. یک رابط کاربری همراه با داشبوردهای دیجیتال، جدول‌ها، نمودارها، ویجت یا ابزارک‌ها یا ابزارهای دیگر که برای ارائه اطلاعات استفاده می‌شوند، کاربران را قادر می‌سازد تا با داده‌های موجود تعامل بهتری داشته باشند و بتوانند داده‌های موجود را مشاهده و استفاده کنند.

انواع سیستم‌های پشتیبانی تصمیم

انواع مختلفی از نرم افزار‌های سیستم پشتیبانی از تصمیم وجود دارند که با شکل‌های مختلفی که داده‌ها دارند، همسو هستند.

سیستم پشتیبانی تصمیم ارتباطات محور: این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا داده‌هایی را مدیریت کنند که مستلزم همکاری چند نفر در یک فعالیت است.

سیستم پشتیبانی تصمیم مدل محور: راهکارهایی که نرم افزار سیستم پشتیبانی تصمیم مدل محور ارائه می‌دهد، تصمیم گیرندگان را قادر می‌سازد تا به مدل‌های آماری که برای سازمان دهی کسب و کار استفاده می‌شوند، دسترسی پیدا کنند و مدل‌ها را مدیریت کنند. اطلاعات به یک مدل تصمیم گیری وارد می‌شوند و در نهایت، برای تجزیه و تحلیل شرایط موجود استفاده می‌شوند. این‌ها مدل‌هایی هستند که در بخش مدیریت مدل در بخش بالا به آن‌ها اشاره شد.

سیستم پیش بینی تصمیم دانش محور: این سیستم از داده‌های شرکت، عملکردها، متدها نمایشگرهای گرافیکی یا قوانین داده‌ی از قبل کدگذاری شده استفاده می‌کند تا راه حل‌های کارشناسانه‌ای برای عملکردهای تخصصی شرکت تحویل دهند.

سیستم پشتیبانی تصمیم اسناد محور: این نوع DSS از اطلاعات غیر ساختار یافته‌ استفاده می‌کنند. این اطلاعات در فرمت‌های مختلف الکترونیکی که در سیستم‌های شرکت وجود دارند، هستند. فرمت‌های الکترونیکی شامل درایوهای اشتراکی، ذخیره سازی ابری یا سایر راهکارهای مدیریت دارایی داده (DAM) می‌شوند.

سیستم پشتیبانی تصمیم داده محور: این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ترکیبی از داده‌ها را که هم داخلی و هم خارجی هستند، ذخیره، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند‌.

مثال‌های سیستم پشتیبانی تصمیم

اکنون که سیستم پشتیبانی تصمیم را تعریف و ویژگی‌ها و انواع آن را بررسی کردیم بهتر است نمونه‌هایی از این سیستم را مرور کنیم تا به طور عملی با مزایای DSS بهتر آشنا شویم.

سیستم پشتیبانی تصمیم، که از داده‌های قدیمی استفاده می‌کند: این سیستم‌ها داده‌های عملکرد گذشته و بخش‌های سطحی را برای بهبود عملکرد یا تهیه‌ی متریک مبنا که برای اندازه گیری استفاده می‌شود، سازمان دهی می‌کنند. این سیستم می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

1. تحلیل توصیفی: که شامل فروش، موجودی، ارقام مربوط به درآمد می‌شود.
2. تحلیل تشخیصی: اطلاعاتی که نتایج بیش‌تری را آشکار می‌کنند و دلایل بدست آمده از عملکرد گذشته را که توسط تجزیه و تحلیل توصیفی اندازه گیری می‌شود، توضیح می‌دهند.

استفاده از سیستم پیش بینی برای تصمیمات آینده می‌‍تواند کاملا کارساز باشد. این ابزارها از تکنیک‌های تجزیه و تحلیل پیش بینی بهره می‌برند که می‌توانند پیشرفت‌های کلی یا تغییرات آینده را با درجه بالایی از دقت پیش بینی کنند. با داشتن حوادث گذشته، پارامترهای فعلی و طیف وسیعی از داده‌های خارجی محاسبات دستی بسیار پیچیده خواهند شد. سیستم پشتیبانی تصمیم می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا تصمیمات مبتنی بر داده را درباره آینده‌ی شرکت بگیرند.

جایگاه BI در DSS

هوش کسب و کار یا همان BI را هم می‌توان به لیست موارد بالا اضافه کرد. اگرچه هوش کسب و کار بیشتر مبتنی بر داده‌های گذشته است اما راه حل‌های BI به کاربران امکان می‌دهد تا برای راهنمایی و کمک به تصمیم گیری استفاده می‌شود، ایجاد و مدیریت کنند. در این قسمت، کمی بیشتر در مورد این پلتفرم صحبت می‌کنیم.

پلتفرم BI باعث تصمیم گیری بهتر می‌شود. ابزارهای هوش تجاری طیف وسیعی از بینش‌ها، ابزارها و مزایای سواد داده را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند. این پلتفرم‌ها در دوره‌ای که کلان داده‌ها، هوش مصنوعی و یادگیری ماشین متداول شدند به دنبال گسترش درک و فهم داده هستند. یک فایده‌ی عمده سیستم‌های BI این است که توسعه و اجرای آن‌ها نسبت به سایر رویکردهای DSS ارزان‌تر و از لحاظ زمانی هم به صرفه است. در حقیقت، جایگاه Bi در DSS کاملا مفید و به صرفه تر است.

معایب سیستم پشتیبانی تصمیم

سیستم پشتیبانی تصمیم می‌تواند مزایا و منافعی برای سازمان داشته باشد اما در برخی شرایط می‌تواند نتایج منفی را به بار آورد.

1. حجم زیاد اطلاعات: سیستم پشتیبانی از تصمیم، حجم زیادی از اطلاعات را درون خود جای می‌دهد و چون این سیستم همه‌ی جوانب یک مسئله را تجزیه و تحلیل می‌کند، کاربر را دچار سردرگمی می‌کند. بنابراین، کاربر نمی‌داند که چه اطلاعاتی را باید در نظر بگیرد یا از چه اطلاعاتی نباید استفاده کند. استفاده از همه‌ی اطلاعات در تصمیم گیری لازم نیست. اما با وجود چنین سیستمی برای فرد تصمیم گیرنده دشوار است که از اطلاعاتی که اولویت ندارند، چشم پوشی کند.
2. وابستگی بیش از حد به DSS : سیستم‌های پشتیبانی تصمیم در کسب و کارها قرار دارند تا تصمیمات روزمره سریع‌تر و راحت تر گرفته شوند. برخی از تصمیم گیرندگان تمایل زیادی به تصمیم گیری کامپیوتری دارند و نمی‌خواهند با ذهن خود تصمیم بگیرند. واضح است که هنگامی که افراد روی فعالیت‌های خود تمرکز کنند، نتیجه‌ی بهتری می‌گیرند، اما آن‌ها به دلیل وابستگی بیش از حد به DSS ممکن است که نخواهند مهارت‌های خود را بیش از این تقویت نکنند.
3. ارزش ذهن هنگام استفاده از DSS پایین می‌آید: یک سیستم پشتیبانی تصمیم پیشنهادهای مختلفی را بر اساس محاسبات کامپیوتری ارائه می‌کند و در واقع یک ماشین تصمیم گیری منطقی است. درست است که این محاسبات نقشی اساسی در تصمیم گیری دارند اما ذهنیت انسان نباید نادیده گرفته شود. DSS ذهنیت مادی گرایی را ارتقا می‌دهد و ذهنیت انسان را نادیده می‌گیرد. این امر، می‌تواند تأثیر بدی بر کسب و کار شما داشته باشد.
4. تأکید بیش از حد در تصمیم گیری: تصمیم‌‌گیری‌هایی که سیستم انجام می‌دهد، تمام جنبه‌های یک مسئله را در نظر می‌گیرد. البته ممکن است در بسیاری از شرایط این تحلیل ها مورد نیاز نباشند. اساساً آموزش کاربران برای اطمینان از استفاده‌ی موثر و بهینه از DSS بسیار مهم است.
5. هزینه زیاد نصب: با نصب سیستم پشتیبانی تصمیم، هزینه تصمیم گیری کاهش می‌‌یابد. اما توسعه و اجرای DSS به سرمایه گذاری مالی زیادی احتیاج دارد. سفارشی سازی ممکن است هزینه بالاتری را به دنبال داشته باشد. اگر بودجه کمی دارید، بهتر است DSS سفارشی متناسب با نیازهای خود را دریافت نکنید.

در پایان باید این نکته را مجدد یادآوری کنیم که استفاده از تکنولوژی‌های جدید مانند هوش تجاری یا سیستم پشتیبانی تصمیم می‌تواند تاثیر عالی در رشد کسب و کار شما و اتخاذ تصمیمات درست داشته باشد.