اینکه ارزش‌های مصرف کنندگان به طور مداوم در حال تغییر است و برای موفقیت در دنیای تجارت باید از این تغییرات آگاه بود. این آگاهی نیز به آسانی در دسترس نخواهد بود. کاربرد داشبورد BI اینجا نمایان می‌شود؛ زمانی که برای رسیدن به موفقیت، در دنیای فناوری محور امروز نیاز به اطلاعات کمّی و کیفی در مورد معیارهای مربوط به تجارت، مشتری، رقبا و بازار دارید.
این روزها زیاد می‌شنویم که دانش برابر با قدرت است؛ شاید این جمله در ابتدا بسیار کلیشه‌ای به نظر برسد، اما حقیقتی درون آن نهفته است. این جمله به وضوح اهمیت آگاهی از ارزش‌های مصرف کنندگان را در دنیای دیجیتال امروز نشان می‌دهد.
اما استفاده از این داشبوردها چه مزایایی دارد؟ یا اصلا چه کسانی باید از این داشبوردها استفاده کنند؟ با ما در این متن همراه باشید تا پاسخ این پرسش‌ها را دریابید.
چرا دانستن کاربرد داشبورد BI اهمیت دارد؟
باید این واقعیت را قبول کنید که بخش‌های فناوری اطلاعات دسترسی زیادی به اطلاعات و داده‌ها ندارند. تنها با استفاده از داشبورد BI است که می‌توان اطلاعات را در سراسر سازمان به اشتراک گذاشت.
همچنین، هر کدام از کاربران این نرم افزارها و داشبوردها می‌توانند گزارشات تعاملی خود را ایجاد کنند. اما آن چیزی که هوش تجاری را خاص می‌کند، استفاده از داده‌ها و دانش کاربران داخلی و خارجی سازمان است.
با وجود این داده‌ها و گزارشات، تصمیم‌گیری‌ها در سازمان بسیار آگاهانه انجام خواهند شد. در نهایت، نیز فرصت‌های بیشتری پیش روی سازمان‌ها قرار می‌گیرد.
اما برای استفاده از هوش تجاری باید سراغ بهترین و درست‌ترین مکانیزم موجود برویم، این مکانیزم چیست؟ قطعا داشبورد BI می‌تواند بهترین گزینه در جواب به این سوال باشد. اما مسئله اصلی این است که چگونه می‌توان یکی از این داشبوردها را برای سازمان خود ایجاد کرد؟ از این رو، پیش از هر چیز باید درمورد اهمیت کار با داشبورد هوش تجاری بدانیم.
داشبورد هوش تجاری چیست؟
داشبورد BI ابزاری برای مدیریت اطلاعات است که از داده‌ها به منظور نمایش شاخص‌های اصلی عملکرد استفاده می‌کند. این داشبورد در هر کسب و کاری به منظور ارزیابی جنبه‌های مختلف عملکرد آن و ایجاد بینش‌های کاربردی استفاده می‌شود.
درواقع می‌توان گفت که داشبوردها رویکردی مبتنی بر فناوری هستند که از آن‌ها در تجزیه و تحلیل داده‌ها به روش‌های کاربردی استفاده می‌شود.
طراحی داشبوردهای تجاری به گونه‌ای است که امکان ترکیب نمودارها در یک صفحه را به کاربر می‌دهد. به این ترتیب، کاربران این داشبوردها، تصویری بزرگ از وضعیت موجود سازمان خود دارند که امکان ارزیابی آن‌ها به ساده‌ترین روش ممکن انجام خواهد شد.
نمونه‌ای از یک داشبورد حرفه‌ای برای درک بهتر آن
نکته جالب توجه در مورد این فناوری این است که ابزارهای هوش تجاری ماهیت ثابتی ندارند. در واقع شما باید با توجه به صنعت خود به دنبال پلتفرمی باشید که رویکرد آن با معیارهای شما سازگار باشد. برای درک بیشتر کاربرد داشبورد BI، بهتر است که نگاهی به نمونه‌ای از یک داشبورد حرفه‌ای در ادامه بیندازیم.
این داشبوردها ویژگی‌های مختلفی دارند که از آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- رابط کاربری قابل تنظیم؛
- سطح خاصی از تعامل؛
- امکان استفاده از داده‌های به روز از منابع متعدد.
همچنین این ابزارها به کاربر اجازه می‌دهد که بتواند داده‌های خام، پیچیده و سنگین را مدلسازی کند. اگر بخواهیم به زبان ساده صحبت کنیم، باید بگوییم که این ابزارها پردازش داده‌ها را برای مغز ما ساده می‌کنند؛ به گونه‌ای که کاربر با نگاهی اجمالی تصویری از عملکرد گذشته، فعلی و آینده در ذهن خود داشته باشد.
کاربرد داشبورد BI زمانی مشخص می‌شود که در استفاده از آن به دانش خاصی نیاز ندارید. در این داشبوردها داده‌ها به شکلی ساده درآمده اند که برای خواندن آن‌ها نیاز به متخصصان با تجربه و حرفه‌ای نخواهید داشت؛ هر فردی بدون نیاز به دانش خاصی با نگاه به گزارشات متوجه اوضاع درون سازمان یا شرکت شما خواهد شد.
درواقع این داشبوردها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که تمام نیازهای مدیر عامل را برآورده کنند؛ از اندازه‌گیری کارایی بودجه، تعیین روند بازار گرفته تا درک مصرف کنندگان و استفاده از ابزارهای مدرن دیجیتال به منظور جذب مشتریان بیشتر. با داشبورد هوش تجاری می‌توان به راحتی تمامی این شاخص‌های کلیدی و عملکرد محرک‌های بازار روز را شناسایی کرد.
نگاهی به مزایای کلیدی داشبورد BI
شاید همچنان در مورد کاربرد داشبورد BI تردید داشته باشید، بیایید نگاهی به مزایای این ابزار در بخش‌های مختلف تجارت‌ها بیندازیم. هدف داشبورد هوش تجاری این است که به کاربران تجاری کمک کند که داده‌های زیاد و درستی را جمع‌آوری کنند. همچنین به بهترین شکل این داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و مدلسازی کنند. نتیجه این روند این است که حجم عظیمی از داده‌های پیچیده به شکلی ساده و قابل فهم درآورده بشوند.
اغلب در روش های سنتی بسیاری از داده‌های مهم نادیده گرفته می‌شود؛ این در حالی است که گاهی اوقات پتانسیل بسیاری از داده‌ها نیز مورد توجه قرار نمی‌گیرد. اما با استفاده از داشبورد هوش تجاری دیگر چنین اتفاق‌هایی نخواهد افتاد. در ادامه، به دیگر مزیت‌های این داشبوردها اشاره می‌کنیم.
سازماندهی داده‌ها
این داشبوردها اطلاعات را به صورت منسجم سازماندهی می‌کنند. درواقع اگر نگاهی به قبل و بعد از استفاده از داشبورد هوش تجاری بیندازید؛ متوجه خواهید شد که پیش از این مجموعه ای پیچیده از اطلاعات وجود داشت که بسیاری از مواقع در استفاده از آن‌ها سردرگم می‌شدید. اما داشبورد هوش تجاری به شما این امکان را می‌دهد که در هنگام کار با این مجموعه پیچیده از اطلاعات دچار سردرگمی نشوید.
استفاده از جلوه‌های بصری
داشبورد هوش تجاری با ابزارهای بصری و نمایش داده‌ها تمام قابلیت‌های خود را به نمایش می‌گذارد؛ درست آن جایی که می‌توانید با استفاده از نمودارها و سایر ابزارها داده‌ها را به شکلی قدرتمند مدلسازی کنید. مدلسازی به شما قدرت تفسیر داده‌ها و تبدیل آن‌ها به بینش‌های کاربردی را می‌دهد. در همین نقطه است که کاربرد داشبورد BI و تاثیر آن در رشد تجارت خود را درک خواهید کرد.
عدم نیاز به مهارت فنی
یکی از مزیت‌های استفاده از داشبورد هوش تجاری این است که برای پیاده‌سازی آن نیاز به مهارت‌های خاصی ندارید؛ حتی بدون نیاز به مهارت‌های فنی متخصصان فناوری اطلاعات، نیز از عهده آن برمی‌آیید.
در نهایت، داشبورد BI دسترسی گسترده‌ای به اطلاعات ارزشمند در شرکت‌ها می‌دهد. کاربران این داشبوردها می‌توانند این اطلاعات را به اشتراک بگذارند و به این ترتیب، سیستم همیشه به روز خواهد بود. این نقطه همان جایی است که تفاوت میان روش‌های سنتی و فناوری مدرن هوش تجاری نمایان می‌شود.
با استفاده از این ابزارهای مدرن پردازش داده‌ها خیلی سریع انجام می‌شود، چیزی که در روش‌های سنتی به سادگی انجام نمی‌شد.
آزادی و انعطاف‌پذیری
یکی از مهمترین مزیت‌های استفاده از داشبورد هوش تجاری ماهیت متمرکز و پرتابل آن است. به این معنا که دیگر در استفاده از این فناوری مکان و زمان مطرح نیست؛ شما می‌توانید در هر زمان هر کجای این جهان که باشید، به داشبورد BI دسترسی داشته باشید.
به این ترتیب، به صورت ۲۴ ساعته و هر روز هفته به داده‌های این سیستم دسترسی دارید. این سطح از آزادی و انعطاف‌پذیری به معنای افزایش بهره‌وری و هوش تجاری به صورت مداوم است. شاید حتی بتوان گفت کلید موفقیت فناوری هوش تجاری نیز همین است.
کاربرد داشبورد BI برای افرادی که به دنبال استفاده از این ابزار هستند
برای این که ارزش بی‌نظیر داشبورد هوش تجاری را متوجه شوید، توصیه می‌کنیم ادامه این متن را از دست ندهید. در ادامه، کاربرد استفاده از داشبورد هوش تجاری در سازمان را با شما درمیان می‌گذاریم. با خواندن این متن متوجه خواهید شد که آیا این داشبوردها کارایی برای شما دارند یا خیر.
شناسایی روند
داشبوردها در بخش‌های مختلف سازمان‌ها نقش تاثیرگذاری دارند، اما به شرط آن که پویا باشند. داشبوردهای پویا این قابلیت را دارند که روندهای مثبت مربوط به فعالیت‌های تجاری متعدد را شناسایی کنند.
به این ترتیب، کاربران این داشبوردها، می‌توانند این فعالیت‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و در نهایت تاثیر آن‌ها را در سازمان بررسی کنند. در این مرحله، کاربران با استفاده از نتایج این تحلیل‌ها روندهای منفی را شناسایی و جدا می‌کنند.
درنتیجه، روند کاری آینده سازمان مشخص می‌شود؛ سازمان در این مرحله ابتدا باید رویکردی برای بهبود این روند منفی ارائه دهد و به اصطلاح آن را اصلاح کند. در قدم بعدی، می‌تواند با شناسایی روندهای مثبت اهداف جدیدی برای سازمان خود در پیش بگیرد.
افزایش کارایی
مهمترین مسئله‌ای که آینده یک سازمان یا شرکت تجاری را مشخص می‌کند، تصمیماتی است که مدیران ارشد می‌گیرند. طبیعی است که این تصمیمات باید به گونه‌ای باشند که بهترین نتایج را شامل بشوند. به این منظور تصمیمات همیشه باید بر اساس داده‌های به روز و صحیح باشند.
درواقع داده‌ها و استفاده از آن‌ها مهمترین چالشی است که سازمان‌ها با آن مواجه هستند. از این رو، به ابزاری نیاز است که این امکان را میسر کند؛ از کاربرد داشبورد BI نیز همین مورد است.
این داشبوردها با ارائه داده‌های به روز سرعت تصمیم‌گیری را تا حد زیادی بالا می‌برند. اما مهمتر از سرعت، نتیجه تصمیمات در سازمان است. اگر داده‌هایی که استفاده می‌شود، به روز و صحیح باشند، بدون شک تصمیماتی که بر مبنای آن‌ها گرفته می‌شود نیز آگاهانه و دقیق خواهند بود. به همین دلیل است که با وجود داشبورد هوش تجاری موفقیت سازمان‌ها تا حد زیادی افزایش می‌یابد.
دقت بالا
هر کسی که این روزها تجارت خاصی دارد، می‌داند که بازار رقابت داغ است و تنها کسانی پیروز این میدان خواهند بود که داده‌های دقیقی در دست داشته باشند. این داده‌ها در برنامه‌ریزی‌های دقیق، تجزیه و تحلیل درست و ارائه گزارش‌های تاثیرگذار نقش دارند.
البته باید این مورد را نیز در نظر داشته باشید که تنها با دسترسی بی‌درنگ به داده‌ها می‌توانید به بینش‌های فوری در مورد نحوه عملکرد کسب و کار دست پیدا کنید.
حال تصور کنید که تمامی کارکنان در زمان درست از داده‌های دقیق و درست بهره‌مند باشند؛ در این صورت حدس و گمان در سازمان به طور کامل حذف می‌شود. در این نقطه اولین قدم را برای تصمیم‌گیری آگاهانه برمی‌دارید.
تجسم داده‌های تعاملی
هر چه منابع داده‌ها بیشتر شود، نیاز بیشتری برای دسترسی متمرکز به این داده‌ها وجود دارد. تنها در این صورت است که می‌توان از داده‌ها به شکل صحیح استفاده کرد.
اگر بخواهید در این مورد از نرم افزارهای قدیمی مانند اکسل استفاده کنید، باید بدانید که با محیط‌های شلوغ مواجه خواهید شد. در این محیط‌ها برای دسترسی به اطلاعات با چالش‌های زیادی مواجه خواهید بود، البته اگر محدودیت این نرم افزارها را نادیده بگیریم.
از این رو، برای پیشرفت و رشد شغل خود به محیطی مناسب برای ذخیره نامحدود داده‌ها نیاز داریم که جستجوی اطلاعات نیز در آن‌ها آسان باشد. اما این تنها کاربرد داشبورد BI نیست.
از آن جایی که انسان‌ها داده‌های بصری را بسیار سریع‌تر از داده‌های متنی پردازش می‌کنند، گرافیک به استاندارد تجاری ارائه اطلاعات تبدیل شده است.
البته تنها به این معنا نیست که داده‌ها به نمودارهای معمولی تبدیل می‌شوند؛ مزیت استفاده از داشبورد BI بسیار گسترده است و شامل ارائه داده‌های تعاملی و مدلسازی آن‌ها نیز می‌شود. در این صورت، پیش‌بینی نتایج و ارائه بینش‌های فوری دور از انتظار نخواهد بود.
شناخت انواع داشبوردهای هوش تجاری
برای این که از داشبوردهای هوش تجاری بهره‌مند شوید، پیش از هر چیز باید انواع آن را بشناسید. پس از شناخت آن می‌توانید با توجه به موقعیت خود تصمیم بگیرید که کدام یک از این داشبوردها کارایی بیشتری برای شما دارند. یادتان باشد که تصمیم‌گیری آگاهانه برای رسیدن به حداکثر کارایی اهمیت زیادی دارد.
داشبورد استراتژیک
این داشبوردها شامل شاخص‌های کلیدی سلامت سازمان می‌شوند. از این رو به مدیران این فرصت را می‌دهند که موقعیت‌های توسعه سازمانی را شناسایی کنند. درواقع این داشبورد بر سلامت عمومی سازمان به منظور تعیین اهداف بهتر در آینده تمرکز می‌کند. تجزیه و تحلیل در این داشبورد پیچیده نیست و شامل جمع‌آوری داده‌های کلی در مقایسه با سایر داشبوردها می‌شود.
داشبورد تحلیلی
این دسته از داشبوردهای هوش تجاری به منظور تجزیه و تحلیل داده‌های دقیق جهت دستیابی به جواب سوال‌هایی مانند چرا و چگونه طراحی شده‌اند. این داشبوردها تاکید خاصی بر اندازه‌گیری متغیرها بر اساس زمان دارند.
به عنوان مثال، از این قبیل داشبوردها معمولا در تجزیه و تحلیل مدیریت زنجیره تامین استفاده می‌شود. کاربرد داشبورد BI تحلیلی را در این حوزه به خصوص هنگام تحلیل داده‌های بخش فروش در محدوه زمانی مشخص می‌توان مشاهده کرد. نتیجه این تحلیل چیزی نیست جز اینکه، چه روندها و عواملی در فروش بیشتر محصولات تاثیر دارند.
پزشکان عمومی مثال خوبی برای درک بهتر کاربرد داشبورد تحلیل هستند. درست است که پزشکان عمومی در حوزه خاصی متخصص نیستند، اما با مقایسه علائم بیمار با مشخصات افراد سالم، سلامت کل بدن را کنترل کند.
این دقیقا همان کاری است که داشبوردهای تحلیلی انجام می‌دهند. در داشبوردهای تحلیلی نیز معیارهای مختلفی وجود دارد که هر کدام از آن‌ها هدف خاصی را نشانه می‌گیرند. در این داشبورد اندازه‌گیری و قیاس‌های متنوعی انجام می‌شود.
داشبورد اجرایی
در سازمان‌ها ممکن است که از دو داشبورد به صورت همزمان استفاده شود؛ به عنوان مثال، داشبوردهای تحلیلی بر سلامت کلی سازمان‌ها نظارت می‌کنند، اما داشبوردهای عملیاتی بر شاخص‌های متفاوت عملکرد تمرکز کرده‌اند.
درواقع فاکتورهای مهم در داشبوردهای اجرایی بسته به نوع صنعت و مخاطبان آن متفاوت است و فروش، بازاریابی، امور مالی و غیره را شامل می‌شود.
به این ترتیب، این داشبوردها بر عملکرد یک واحد خاص نظارت می‌کنند. این داشبوردها داده‌های به روز و کاملی را در دل خود جای داده‌اند و معمولا گزینه‌های مناسبی برای مدیران بخش‌های مختلف سازمان هستند.
داشبورد تاکتیکی
داشبوردهای تاکتیکی یکی دیگر از ابزارهای گزارشگری هستند که معمولا به منظور مدیریت در سطح متوسط به کار می‌آیند. درواقع داشبوردهای تاکتیکی فوق‌العاده تحلیلی هستند. کاربرد داشبورد BI از نوع تاکتیکی در چندین زمینه اصلی در سطح شرکت مشاهده می‌شود.
این داشبوردها بینش زیادی در مورد گرایش‌ها و معیارهای هفتگی ارائه می‌دهند. به این ترتیب، در بهبود روابط داخلی و استراتژی‌های بلندمدت و کوتاه مدت در بخش‌های بازاریابی و امور مالی بسیار تاثیر دارند. حتی از داشبوردهای تاکتیکی در بخش منابع انسانی شرکت‌ها نیز بسیار استفاده می‌شود.
داشبورد BI برای چه کسانی کاربردی است؟
کاربرد داشبورد BI تنها در موارد محدود مشاهده نمی‌شود؛ برخلاف آنچه که بقیه تصور می‌کنند، این داشبوردها بر تمام بخش‌های یک تجارت تاثیر خواهد گذاشت. این ابزار در هر بخشی از یک سازمان بزرگ یا حتی یک شرکت کوچک کارایی دارد. با استفاده از این ابزار نه تنها وضعیت فعلی سازمان کاملا مشخص می‌شود، بلکه تصمیم‌گیری برای آینده آن نیز آسان‌تر خواهد شد.
