موقعیت فعلی شما:

شرکت ها بدون داده و اطلاعات، معنایی ندارند. این اطلاعات هستند که به شرکت ها معنا می بخشد. چون توسط اطلاعات است که می توانیم عملکرد یک شرکت را بسنجیم و آگاهی پیدا کنیم. پس حتما برای نظم بخشیدن و یکپارچگی داده ها باید از سیستمی خاص استفاده شود.

موارد پیش از مطالعه

میزان سختی مقاله
۲۰%

فهرست سرفصل های مطلب

امتیاز دهید

گذشته مدیران برای به دست آوردن اطلاعات، مجبور به استفاده از حسابداری دستی بودند که احتمال وجود خطا و اشتباه و در نهایت ورشکستگی می شد. هم چنین، مدیران نمی توانستند به این اطلاعات تکیه کنند، چون قابل اعتماد نبودند. ولی امروزه، با پیشرفت تکنولوژی، می توان گفت مدیران دیگر نگران اطلاعات نیستند و تمرکز خود را فقط بر روی تصمیم گیری ها گذاشتند. MIS مخفف کلمه MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM و به معنای سیستم مدیریت اطلاعات است. همانطور که از اسم آن مشخص است، این سیستم وظیفه ی مدیریت اطلاعات را بر عهده دارد. به اینصورت که، داده های خام را جمع آوری، کنترل و پایش می کند و در نهایت، این اطلاعات را با روش های مناسب در اختیار مدیران شرکت ها و سازمان ها جهت تصمیم گیری، برنامه ریزی، کنترل فرآیندها، ذخیره سازی قرار می دهد. از MIS ها می توان برای بررسی فروش، تجهیزات و انبار هم استفاده کرد.

نقش MIS در کسب و کار

MIS ها نقش بسیار مهمی در شرکت ها دارند; یک نگاه کوتاه به کاربرد آنها بیندازیم :

  • تصمیم گیری : MIS ها، کار را برای تصمیم گیرندگان کسب و کار و مدیران راحت کردند. آنها می توانند با خیال راحت به اطلاعات تکیه کنند و بر اساس آن کسب و کار خود را پیش ببرند.
  • بهبود ارتباط سازمانی : یکی دیگر از ویژگی های مهم سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS) این است که می توانند ارتباطات افراد را چه درون سازمان و چه بیرون از آن بهبود ببخشند. کارمندان می توانند با استفاده از آن به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود برای انجام کار های روزانه دسترسی داشته باشند. این کاربرد را میتوان جزئی از کاربرد های CRM ( مدیریت ارتباط با مشتری) دانست.که با استفاده از پیامک و ایمیل باعث ایجاد برقراری ارتباط میان تامین کنندگان با مشتریان شد.
  • نگه داشتن سوابق : همانطور که در بالا توضیح دادیم این سیستم، ارتباطات شرکت یا سازمان با مشتریان خود را، ذخیره می کند.
بیشتر بدانید...
آشنایی با سیستم پشتیبانی تصمیم (DSS)

اجزای یک سیستم MIS

اجزای اصلی یک سیستم MIS شامل موارد زیر می باشد :

  • افراد : کاربرانی که از این سیستم استفاده می کنند.
  • اطلاعات : داده ها و اطلاعاتی که در MIS ها ذخیره شدند.
  • فرآیند های تجاری : فرآیند های تجاری را با طبقه بندی بر اساس چگونگی ذخیره و نگهداری و تجزیه و تحلیل داده ها، می توان در جای مناسب قرار داد. این ویژگی در نرم افزار مدیریت اطلاعات فرآیند های تجاری طراحی شده است.
  • سخت افزار ها :شامل سخت افزار های استفاده شده در MIS مانند سرور ها، تجهیزات شبکه ای، پرینتر ها و دیگر تجهیزات است.
  • نرم افزار ها : شامل نرم افزارهای استفاده شده در MIS مانند اکسل و دیتابیس و… است.

مزایای MIS

  • تشخیص نقاط قوت و ضعف شرکت ها و کسب و کارها با استفاده از ابزاهای گزارش گیری و ثبت عملکرد کارکنان
  • مانند یک سیستم برنامه ریز و ارتباطی عمل می کند.
  • مزیت رقابتی به معنای توانایی شرکت ها در انجام کارها به طرز سریعتر، بهتر، مقرون به صرفه و منحصر به فرد است. MISها به نحوی باعث افزایش مزیت رقابتی در کسب و کارها و سازمان ها می شوند.
  • سیستم مدیریت اطلاعات به افزایش فروش و برنامه های بازاریابی کمک به سزایی می کند.
  • دسترسی به اطلاعات مشتریان و بازخورد آنها، می تواند نیازهای مشتریان را مشخص می کند که باعث هماهنگی فرآیندهای تجاری می شود.
  • یک تصویر کلی و یکپارچه از شرکت ایجاد می کند تا به وجود افراد، وابستگی نداشته باشد.
  • امکان تهیه گزارش ها در کوتاهترین زمان ممکن، برای اتخاذ تصمیمات را فراهم می کند.
  • از اتلاف وقت و هزینه های بیهوده برای گزارش گیری جلوگیری می کند، که باعث افزایش بهره وری سازمان می شود.
  • در سیستم های ERP که کاربرد آنها، ارائه نرم افزار های یکپارچه در کنترل فرآیند های سازمان است، از MIS ها هم استفاده می شود. 

معایب MIS

حال با تمامی این تفاسیر، که همه از مفید بودن MISها توضیح دادیم، بیاییم نیم نگاهی به معایب آن بیندازیم :

  • هزینه نصب و راه اندازی : شرکتی که قصد استفاده از این سیستم را دارد، با خرید نرم افزارهای این سیستم می تواند آن را راه اندازی کند، اما به همین جا ختم نمی شود! زیرا برای استفاده از آنها به آموزش نیاز است.
  • وابستگی شدید به تکنولوژی : اگر مشکلی برای این سیستم اتفاق بیفتد، تا زمان تعمیر و راه اندازی مجدد آن، نمی توان از اطلاعات استفاده کرد.

ویژگی های سیستم اطلاعات

  • جامع و یکپارچه : MIS می تواند استفاده چندین کاربر را از یک بانک داده، امکان پذیر کند.
  • مبتنی بر کامپیوتر : نرم افزار MIS بر روی کامپیوتر قابل نصب است تا با حجم زیاد اطلاعات و سرعت پردازش و سازگاری بین داده ها و دقتی که در رایانه ها وجود دارد، بتوان از آن بیشترین بهره را گرفت.
  • کاربر پسند : MIS نرم افزاری است که امروزه کاربران می توانند به راحتی از آن، استفاده کنند.
  • پشتیبانی از تصمیمات : همانطور که از وظایف MIS صحبت کردیم، آنها می توانند به مدیران در تصمیم گیری ها کمک کنند.
بیشتر بدانید...
Dimensional Fact Model یا DFM چیست؟

نقش سیستم مدیریت اطلاعات در سازمان

  1. نقش سیستم مدیریت اطلاعات در پشتیبانی عملکرد :
  • داده های فروش، داده های خرید، داده های سرمایه گذاری، داده های حقوق و دستمزد و سایر دادههای حسابداری را ثبت و ذخیره می کند.
  • داده های موجودی، گزارش های مدیریتی و سایر اطلاعات مالی را پردازش می کند.
  • داده های تعمیر و نگهداری تجهیزات، داده های زنجیره تأمین و سایر سوابق عملیات / تولید را ثبت و ذخیره می کند.
  • داده های عملیاتی به برنامه های زمان بندی تولید را پردازش می کند.
  • داده های کارکنان، داده های حقوق، سوابق کارکنان و سایر اطلاعات منابع انسانی را ثبت و ذخیره می کند.
  • داده های بازار، مشخصات مشتری، تاریخچه خرید مشتری، داده های تحقیق بازار، داده های تبلیغات و سایر داده های بازاریابی را ثبت و ذخیره می کند.
  1. نقش سیستم اطلاعات مدیریت در پشتیبانی از تصمیم گیری :

MIS راه حل هایی در زمینه های “چه کاری را انجام دهیم و چه کارهایی صحیح نیست و نتیجه ی یک تصمیم ” را، به کاربر می دهد.

یکی از قایلیت های MIS ها شناسایی مغایرت ها و انحرافات برنامه های تعیین شده در شرکت است. این نوع از گزارشات را در قالب های تصویری قابل استناد وقابل تجزیه و تحلیل در اختیار مدیران عالی قرار می دهد.

  1. نقش سیستم اطلاعات مدیریت در پشتیبانی استراتژیک :

یکی از وظایف مهم مدیر اطلاعاتی شامل نظارت بر اطلاعات و آگاهی و تجزیه و تحلیل عوامل بیرونی سازمان است. مدیران سیستم مدیریت اطلاعات باید از ارزش های سیستم های موجود در شرکت، مطلع باشد. که پس از تهیه ی گزارشات خود، اگر معاونت سیستم مدیریت اطلاعات برگزیده شده باشد، گزارش خود را تسلیم مدیریت عالی می کند، در غیر اینصورت کارشناس مدیریت اطلاعات، گزارشات را به مدیر اجرایی تحویل می دهد.

انواع سیستم های اطلاعات مدیریت

از رایج ترین سیستم های مورد استفاده در سازمان ها و شرکت ها می توان به سیستم پردازش عملیات، سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم خبره، سیستم پشتیبانی، سیستم تصمیم گیری اشاره کرد. در مورد سیستم پشتیبانی و تصمیم گیری قبلا صحبت کردیم. حال به توضیحات دیگر انواع سیستم اطلاعات توجه کنیم :

سیستم پردازش عملیات : این سیستم جهت یکپارچه سازی بخش های مجزای یک سیستم طراحی شده است. یکی از اهداف اصلی این سیستم کاهش هزینه های عملیاتی نسبت به پردازش عظیم داده ها با سرعت بالا است. این سیستم شامل تبادلات سازمان ، کنترل عملیات، نگهداری سوابق، و محاسبه حقوق و دستمزد می شود.

سیستم اطلاعات مدیریت : سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی برای یکپارچه و نظم بخشیدن و یکپارچگی که مبتنی بر کامپیوتر که جهت گزارشات مبنی بر تمامی اطلاعات یک شرکت طراحی شده است، تا در اختیار مدیران عالی قرار گیرد. MIS ها امکان اتصال دسترسی چندین کاربر به بخش های مختلف داده ها را فراهم کرده است; که در اینصورت، این همان مفهوم جامع و یکپارچه بودن در سیستم مدیریت اطلاعات را، می رساند.

سیستم خبره : این سیستم مبتنی بر کامپیوتر است که در بخش هوش مصنوعی طراحی شده است. از توانایی تصمیم گیری صحیح مانند یک انسان اندیشمند برخوردار است. این سیستم، به عنوان یک کارشناس تخصصی عمل می کند. مزایای سیستم خبره اعم از صرفه جویی در هزینه ها، اتخاذ بهترین تصمیمات در کوتاه ترین زمان است.

دیدگاه های شما

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *