هدف از ایجاد داشبوردها ارائه راه حلی کارآمد برای سازماندهی داده‌ها است. با کمک داشبوردها می‌توان از داده‌ها به شکلی واضح استفاده کرد؛ البته هر داشبوردی چنین کارایی ندارد. تنها آن‌هایی که از اصول طراحی داشبورد هوش تجاری پیروی می‌کنند، در سازمان‌ها مؤثر واقع می‌شوند.

در واقع می‌توان گفت که داشبوردهایی که از این اصول پیروی نکنند، هیچ هدفی را نیز دربرنمی‌گیرند. در این صورت هیچ تأثیر و کارایی مثبتی نیز در سیستم نخواهند داشت.

برای اینکه داشبوردهایی که ایجاد می‌کنید، کارایی لازم را داشته باشند، کافی است که اصول مربوطه را در آن رعایت کنید. ما در متن پیش رو این اصول را به شما خواهیم گفت.

 

 

چرا اصول طراحی داشبورد هوش تجاری اهمیت دارد؟

همانطور که می‌دانیم در صنعت تجارت، داده‌ها اهمیت زیادی دارند و تمام تصمیمات نیز بر مبنای داده‌ها (تصمیمات داده محور) انجام می‌شود. حال با این توضیحات تصور کنید که مدیری برای یک تصمیم‌گیری مهم نیاز به داده‌های خاصی داشته باشد.

زمانی که این داده‌ها به شکلی مرتب و واضح برای او نمایش داده نشود، قطعاً آن مدیر نمی‌تواند بهترین تصمیم را در کمترین زمان اعلام کند. اینجاست که اهمیت داشبوردهای اصولی نمایان می‌شود.

اگر داشبوردی از اصول اولیه و اساسی پیروی کند، داده‌ها را به شکلی کامل و ساده به کاربران ارائه خواهد داد. در این صورت کاربران نیز به‌سرعت می‌توانند داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنند.

یادتان باشد که بسیاری از تجسم داده‌ها تنها به‌منظور ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد انجام می‌شود. بنابراین بسیار مهم است که این داده‌ها به چه شکلی ارائه خواهند شد.

از طرفی دیگر نیز فرض کنید که داده‌ها به شکلی اصولی و عالی ارائه شده باشند، اما کاربر نتواند آن‌ها را در زمان کمی اسکن کند. در این صورت می‌توان گفت این داده‌ها هیچ فایده‌ای برای کاربران نداشته است. داشبوردی که نتواند داده‌ها را به شکلی مفید به کاربر ارائه دهد، طراحی ضعیفی دارد.

اما چگونه می‌توان داشبوردی اصولی و کارآمد طراحی کرد؟ با ما همراه باشید تا پاسخ این سؤال را به شما بدهیم.

 

ویژگی‌های یک داشبورد موفق

پیش از آنکه سراغ اصول طراحی داشبورد هوش تجاری برویم، ابتدا باید فاکتورهای داشبوردهای موفق را بررسی کنیم.

 

 

دیگر هیچ کسب و کاری را نمی‌بینید که در روند کاری خود به سازماندهی و آنالیز داده‌ها نیازی نداشته باشند. به همین دلیل است که تمامی کسب و کارها به دنبال داشبوردی خوب برای کمک به آینده تجارت خود هستند.

 

اما چگونه می‌توان این داشبوردهای خوب تشخیص داد؟ در قدم اول باید بگوییم که داشبوردی خوب است که تمام نیازهای کاربر را برآورده کند. این نیازها شامل موارد زیر می‌شوند:

• دسترسی به داده‌های مورد نظر را آسان کند؛
• داده‌های پیچیده را به شکلی آسان و واضح نمایش دهد؛
• مفهوم و هدفی را که داده‌ها دنبال می‌کنند، نمایان کند؛
• رابط کاربری واضحی ارائه دهد.

 

داشبوردهای تجاری رابط کاربری گرافیکی تخصصی هستند؛ از این رو باید در یک نگاه معیارها و KPIهای اساسی را نشان دهند. تنها در این صورت است که نظارت بر فعالیت‌های تجاری یک سازمان ممکن خواهد بود. نتیجه این امر چیزی نیست جز تصمیمات هوشمندانه‌ای که قرار است آینده سازمان را به بهترین شکل تغییر دهند.

 

اجزای یک داشبورد هوش تجاری موفق

با توجه به ویژگی‌های یک داشبورد موفق که بررسی کردیم، رابط تمام داشبوردهای تجاری باید شامل اجزای زیر باشد:

• منابع اطلاعات: داشبوردها باید به منابع متعدد دسترسی داشته باشند و اطلاعات را از منابع مختلف به‌دست آورند.
• معیارها و KPIها: هر داشبوردی باید دارای معیارهایی باشد که در تعیین منابع داده در داشبوردها کمک کند. این معیارها معمولاً از سوی کاربران به تیم طراحی گفته می‌شود.
• تجسم داده: هر داشبوردی انواع ابزارهای تجسم را در برمی‌گیرد که از آن‌ها به‌منظور نمایش اطلاعات استفاده می‌شود. داشبورد بسته به نیاز کاربر شامل نمودارها و گراف‌های مختلف خواهد بود. این بخش جهت دسترسی سریع کاربر به داده‌ها تنظیم می‌شود.
• فیلترها: یک داشبورد خوب دارای فیلتر است. فیلترها این امکان را به کاربر می‌دهند که کنترل بیشتری بر داده‌ها داشته باشد. به‌عنوان مثال، کاربر می‌تواند داده‌ها را براساس فاکتورهایی مانند تاریخ، منطقه و غیره محدود کند.
• جهت‌یابی درست: همچنین رابط‌های کاربری باید شامل برچسب‌های واضح باشد. این برچسب‌ها کمک می‌کند که کاربران اطلاعات مورد نیاز خود را خیلی سریع پیدا کنند.

 

 

۵ اصل مهم در طراحی داشبورد هوش تجاری

اگر به دنبال اصول طراحی داشبورد هوش تجاری هستید، ما به شما ۵ اصل مهم در این حوزه را می‌گوییم.

 

۱.    نیازهای کاربران خود را تعیین کنید

بگذارید پیش از آنکه وارد مبحث اصول تخصصی شویم، مسئله‌ای را به شما یادآوری کنیم. این داشبوردها قرار است نیازهای کاربران شما را برآورده کنند. از این رو مهم است که براساس نیازهای کاربران طراحی شوند.

با این تفاسیر اولین اصل مهم برای طراحان داشبوردها این است که پیش از شروع کار خود، با کاربران در این مورد به‌طور کامل صحبت کنند. نتیجه این صحبت باید تعیین کند که کاربران به دنبال تجزیه و تحلیل چه داده‌هایی هستند.

حالا باید شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعریف کنید. زمانی که KPIها را تعریف کردید، می‌توانید نوع داشبورد و ابزارهای تجسم را انتخاب کنید. در واقع می‌توان گفت در این زمان است که شما اولین قدم اصلی را در مسیر طراحی داشبورد برداشتید.

در این مرحله یادتان باشد که KPIها معمولاً از طیف وسیعی از منابع داده تهیه می‌شوند. از این رو شاید نیاز باشد که با APIهای مختلف به این منابع متصل شوید. به این ترتیب هر چه منابع داده‌ها متنوع‌تر باشد، زمان پروژه نیز طولانی‌تر خواهد شد.

 

۲.    نوع درست داشبورد را انتخاب کنید

انتخاب نوع درست داشبورد یکی از اساسی‌ترین گام‌هایی است که باید بردارید. تمامی طراحان مجرب بر اهمیت این مرحله توافق دارند؛ بنابراین باید با توجه به نیازهای کاربران خود سراغ گزینه‌های درست بروید.

به‌عنوان مثال، داشبوردهایی که برای مدیران سطح بالا در نظر گرفته می‌شود، نیاز به KPI دارد. اما داشبورد KPI چیست؟ این داشبوردها معمولا داشبوردهای استراتژیکی هستند که برای مدیران ارشد استفاده می‌شود. این داشبوردها شناسایی فرصت‌های رشد و بهبود استراتژی‌های تجاری را ممکن می‌سازند.

این داشبوردها درک اثربخشی استراتژی‌های مختلف را برای مدیران آسان می‌کنند. این داشبوردها معمولاً به‌صورت روزانه، ماهانه یا سه ماهه به‌روزرسانی می‌شوند.

این در حالی است که سرپرستان نظارت بر اقدامات کارکنان به داشبوردهای عملیاتی نیاز خواهند داشت. این داشبوردها نمایی به روز از عملیات‌های تجاری را نشان می‌دهند.

داشبوردهای عملیاتی برای سرپرستان و مدیران بسیار کاربردی هستند؛ زیرا با این داشبوردها مشکلاتی که در عملکرد روزانه کارکنان تأثیر می‌گذارد، به‌سرعت تشخیص داده می‌شود. با توجه به این موضوع این داشبوردها قرار است حجم عظیمی از داده‌ها را خلاصه کنند. در نهایت سرپرستان با نگاهی بر گزارشات حاصل از این داده‌ها در راستای بهره‌وری کارکنان قدم برخواهند داشت.

 

 

۳.    دسترسی فوری به اطلاعات مربوطه را فراهم کنید

در اصول طراحی داشبورد هوش تجاری دسترسی فوری کاربران به مهمترین داده‌ها اهمیت زیادی دارد. معمولاً این اصل با نام «قانون پنج ثانیه» در میان طراحان معروف است. این قانون می‌گوید، پس از بارگیری داشبورد، تمام داده‌ها باید ظرف پنج ثانیه قابل دسترس باشند.

برای اینکه این قانون را بخوبی اجرا کنید، مجدداً باید سراغ کاربران داشبوردها بروید. از آنها بخواهید اهدافی را که در تجارت آن‌ها اهمیت دارد، با شما در میان بگذارند. حال داده‌هایی که اهمیت بیشتری دارند، در نقطه‌ای برجسته در داشبورد به نمایش بگذارید.

پس از آنکه داده‌های مهم را درج کردید، سایر داده‌ها را کنار نگذارید. اطلاعات باقی مانده را به‌ترتیب منطقی در داشبورد نمایش دهید.

در طرح‌های معمولی مهمترین داده‌ها در بالای صفحه نمایش داده شده و بخش میانی صفحه به اطلاعاتی که در آن محدوده زمانی اهمیت دارند، اختصاص داده می‌شود. همچنین اطلاعات جزئی در پایین داشبورد قرار دارند.

این طرح با نام «هرم معکوس» در میان طراحان شناخته می‌شود که نه تنها سرعت کاربران در استفاده از داشبورد را بالا می‌برد، بلکه موقعیت داده‌ها را نیز برای طراحان مشخص می‌کند.

 

۴.    نوع مناسب تجسم داده را انتخاب کنید

یکی از مواردی که معمولاً در اصول طراحی داشبورد هوش تجاری نادیده گرفته می‌شود، انتخاب ابزارهای مناسب برای تجسم داده‌ها است. اغلب طراحان انواع مختلف نمودارها، جداول و گراف‌ها را در این مرحله انتخاب می‌کنند. غافل از اینکه صفحات شلوغی که طیف گسترده‌ای از نمودارها و جداول را دارد، به هم ریخته به نظر می‌رسد.

 

از این رو توصیه می‌شود که در هنگام انتخاب روش‌های تجسم داده، سراغ گزینه‌های کاربردی بروید. به این منظور شاید بهتر باشد که کاربرد هر یک از نمودارها را پیش از انتخاب نوع تجسم داده‌ها بشناسید.

• نمودارهای خطی: داده‌های این نمودارها به‌سرعت تجزیه و تحلیل می‌شوند؛ از این رو درک این نمودارها برای کاربران عادی آسان است. نمودارهای خطی معمولاً برای نمایش الگوهای داده‌ها استفاده می‌شود.
• نمودارهای میله‌ای: این نمودارها به‌منظور مقایسه داده‌های یک دسته کاربرد دارد.
• نمودارهای دایره‌ای: معمولاً تجزیه و تحلیل این دسته از نمودارها سخت است و کاربران باید زمان زیادی برای درک آن صرف کنند.
• جدول‌ها: همیشه جدول‌ها برای نمایش حجم زیادی از داده‌ها مفید هستند. البته اگر جدول‌ها اطلاعات زیادی داشته باشند، اسکن آن برای کاربران دشوار خواهد بود.

 

در بهترین داشبوردها KPIهای برتر در متنی ساده بالای صفحه نمایش داده می‌شوند. به این ترتیب برای مقایسه با سایر داده‌ها به آسانی به کار می‌آیند.

۵.    طراحی را ساده و قابل فهم نگه دارید

یکی از مهمترین اصول طراحی داشبورد هوش تجاری ایجاد رابط کاربری ساده است. هر چه رابط کاربری ساده‌تر باشد، تجزیه و تحلیل داده‌ها را روی صفحه نیز آسان‌تر خواهد شد.

 

اما چگونه باید داشبوردهایی ساده و قابل درک طراحی کرد؟ اگر داشبورد شما موارد زیر را دارا باشد، می‌توان آن را ساده دانست:

• داده‌ها دسته‌بندی شده باشند؛
• هر دسته با کادر یا خطی از دسته دیگر جدا شود؛
• ضروری‌ترین داده‌ها مشخص باشند؛
• هر دسته از داده‌ها نیاز به برچسب‌های واضح با فونت‌های قابل خواندن دارند؛
• حداقل مقدار رنگ و فونت را دارا باشد.

 

اگر می‌خواهید تمامی این فاکتورها را رعایت کنید، کافی است سراغ یک طرح مینیمال بروید. این طرح‌ها معمولاً از دو الی سه رنگ در ابزارهای مختلف تجسم تشکیل می‌شوند. همچنین بهتر است که سرفصل هر مجموعه فونت مخصوص خود را داشته باشند.

 

جمع‌بندی

در اصول طراحی داشبورد هوش تجاری آنچه که اهمیت دارد، نیازهای مشتری است. بنابراین پیش از هر اقدامی ابتدا باید نیازهای مشتری خود را بشناسید و آن‌ها را در روند طراحی داشبورد هدف قرار دهید. درست است که هر داشبورد به دنبال اهداف خاصی است، اما اصول طراحی در تمام آن‌ها یکسان است؛ تنها با رعایت این اصول می‌توانید به نیازهای کاربران خود بخوبی پاسخ دهید.